SharePoint 2013 (Office 15): praktisch aan de slag

Hij is er: de SharePoint Server 2013 Preview!

Wat is er vernieuwd en verbeterd?

In het kort is SharePoint verbeterd op de onderstaande hoofdpunten:

Delen en samenwerken
Nieuwe "social" functionaliteit. Verbeterde ondersteuning voor mobiel telefoon en tablets.

Organiseren
Verbeterde ondersteuning van projecten (b.v. zichtbaar maken van taken en deliverables via o.a. SharePoint en Outlook) en project team sites. Opslag en synchronisatie van online (SkyDrive Pro, zie ook: Introducing SkyDrive pro) en offline (desktop) documenten.

Zoeken en vinden
Zoeken van personen op basis van interesses, projecten en publicaties van documenten.
Verbeterde zoekresultaten (relevantie) door verder kunnen filteren (narrow down) van zoekresultaten, en rekening kunnen houden met aanbevelingen van personen en documenten.

Applicatie bouw
Bouwen van Apps en publiceren ervan in de eigen SharePoint App Store op basis van technieken als AJAX en het nieuwe Microsoft Cloud App Model voor SharePoint (zie ook Apps for SharePoint overview en Build Apps for Office and SharePoint (met voorbeelden)).

Een korte intro video hieronder.



Meer informatie voor bouwers is te vinden in het SharePoint 2013 Dev Center. Interessant overzicht hierin is: SharePoint 2013 development overview.

Beheer en management
Delen van online diensten door gebruik te maken van Office 365 (SharePoint in de cloud).
Verbeterde en nieuwe ondersteuning van Risk Management: b.v. archiveren, eDiscovery en case management.
Meer info voor beheerders is te vinden in o.a. de SharePoint 2013 IT pro site (installatie, architectuur, configuratie, etc.) en SharePoint 2013: presentation: IT pro training (trainingsmateriaal voor SharePoint beheerders).

Daarnaast zijn natuurlijk verdere verbeteringen doorgevoerd op de gebieden van schaalbaarheid, security en flexibiliteit.

Meer informatie hierover is te vinden in SharePoint 2013 benefits. En een goede vergelijking met SharePoint 2010 is hier te vinden.

Wat biedt de preview versie?

De preview is een versie met alle beschikbare features die voor een beperkte tijd bruikbaar is. Je kunt ermee aan de slag in de volgende stappen:

1. Review de Microsoft SharePoint Server 2013 system requirements. In het kort: een minimale (single server) installatie vergt 8 Gb RAM, 64-bit Windows OS, 4 cores processor en 80 Gb vrije harddisk ruimte. Meer info voor beheerders vind je in de SharePoint 2013 IT pro site (installatie, architectuur, configuratie, etc.).
2. Registreer jezelf
3. Download en installeer de trial versie.
   
   Voor een gedetailleerde walkthrough van de installatie, zie de serie "Install SharePoint 2013 Public Beta on Windows Server 2012 RC" (op de Microsoft Playground website, http://msftplayground.com/):
   Part I – Installation of Windows Server 2012 RC
   Part II – Installation of Active Directory and DNS Services on Windows Server 2012 RC
   Part III – Installation of SQL Server 2012
   Part IV – Installation of the Prerequisites
   Part V – Installation of SharePoint 2013
   Part VI – Configuring SharePoint 2013 (zal nog verschijnen op de Microsoft Playground website, http://msftplayground.com/)
   
   Ook handig: Install SharePoint 2013 in a Virtual Machine
4. Daarna ontvang je 2 emails met aanvullende informatie over documentatie en de volgende release
5. Daarna kun je de forums en blogs gebruiken om kennis en ervaring te delen. Zie hiervoor ook de Community.

Meteen aan de slag?

Meteen aan de slag met een Virtual Image (waarmee je SharePoint kunt (proef)draaien op je eigen computer):
http://gauravmahajan.net/2012/07/22/sharepoint-2013-virtual-machine/

Meer weten?

Microsoft SharePoint Server 2013 Preview Evaluation Resources
Download Microsoft SharePoint Server 2013 Preview

Betere SharePoint foutmeldingen... hoe regel ik dat?

Bij een van mijn vorige werkgevers hadden we een melding bedacht voor foutsituaties waarmee we niets konden: "Er is iets vreselijks gebeurd, bel systeembeheer.". Wij technici konder de humor wel inzien, voor eindgebruikers moet deze melding angstaanjagend geweest zijn. Ik voel me schuldig, maar da's achteraf. Maar ik heb nu ook aan den lijve ondervonden wat eindgebruikers doorgemaakt moeten hebben. En dat allemaal dankzij de "An unexpected error has occurred" melding die SharePoint (2007) standaard geeft wanneer er "iets vreselijks" mis gaat. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing die met een welwillende houding van systeembeheer snel kan worden gerealiseerd.

De oplossing in het kort

Oplossing moet worden geimplementeerd op de webservers in het SharePoint farm in kwestie. Tip: maak hier een script voor.

Voor iedere web server:

1. Login op de web en ga naar de locatie van de betreffende web site (collectie), waarschijnlijk te vinden in een lokatie als: C:\Inetpub\wwwroot\wss\VirtualDirectories.
2. Open de “web.config” file met een tekst editor
3. Wijzig de volgende regels in de configuratie file:
4. Op de eerste regel code waar het woord “CallStack” voorkomt, verander de instellingen CallStack en AllowPageLevelTrace in “true”.
5. Zoek verder naar het woord “Errors”, en verander de instelling mode in “Off”.
6. Bewaar de configuratie file en sluit de editor.
7. De web server IIS moet hierna reset worden (IISRESET). Dat betekent dat de SharePoint webservers eventjes niet beschikbaar zijn. 

Aandachtspunten

Bovenstaande oplossing is snel te realiseren, maar en zijn ook een paar aandachtspuntjes. In het kort:

• Voor websites die door de boze buitenwereld kunnen worden bekeken (internet, extranet) biedt bovenstaande oplossing extra informatie aan potentiele inbrekers. Dit is natuurlijk niet gewenst.
• Een melding die met bovenstaande oplossing aan de eindgebruiker wordt gegeven biedt welliswaar meer informatie, maar dit moet wel door de eindgebruiker aan de helpdesk doorgegeven (kunnen) worden. En als dat niet gebeurt (b.v. omdat de foutmeldingen technisch van aard zijn en niet begrepen worden of misschien gewoon weggeklikt worden), dan schiet de oplossing haar doel voorbij.

Een eigen error page maken

Een betere oplossing is het maken van een eigen error page waarin zelf geselecteerde informatie kan worden aangeboden. Naast specifieke informatie over de fout kan ook informatie worden opgenomen over de manier waarop er melding van gedaan kan worden. Denk hierbij ook aan een link naar een email adres waarop geklikt kan worden en waarbij de mailapplicatie wordt opgestart en een nieuw mailtje wordt aangemaakt met alvast de meest relevante informatie daarin.

Een mooie start hiervoor is te vinden in deze site.

SharePoint, IIS, Windows server en SQL-server logfiles

Natuurlijk zijn bovenstaande logfiles eveneens zeer waardevol voor het kunnen analyseren van fouten. Echter, ze moeten wel toegankelijk gemaakt worden. Wellicht kan hiervoor een online dienst gemaakt worden.

SharePoint 2010

SharePoint 2010 biedt betere mogelijkheden om fouten te analyeren. De "An unexpected error has occurred" melding is gebleven maar gaat vergezeld van een zogenaamde correlation code. Dit is een alfa-numerieke code (een GUID, een Globaly Unique IDentifier) waarmee systeembeheer relatief eenvoudig relevante informatie over de gebeurtenis aan de hand van deze code in de verschillende logfiles kan terugvinden.

Een praktisch vraagje aan jullie: welke praktische onderwerpen zouden in deze blog aan de orde moeten komen?

Ik ben inmiddels een tijdje bezig met het schrijven van artikelen voor mijn blog. En regelmatig kijk ik hierbij ook naar de bezoekstatistieken. Het bezoek valt niet tegen, moet ik zeggen, en het neemt toe. Maar statistieken zeggen relatief weinig. Vandaar ook dat ik maar beter een heel directe vraag aan jullie kan stellen:

Waar hebben jullie behoefte aan?

...en iets concreter: welke onderwerpen / vraagstukken zou ik aan de orde moeten laten komen?

Alle ideeen zijn welkom... deze graag sturen aan hansrontheweb@live.com

Alvast dank!

Site definities en Site Templates: wat is het verschil en hoe ga je ermee om?

Een veelgestelde vraag is wat de verschillen zijn tussen Site definitions en Site templates. Beide mogelijkheden worden nogal eens door elkaar gehaald en het blijkt telkens weer lastig te zijn om beslissingen te nemen hoe beide technieken in te zetten.

Vandaar ook een korte intro en wat praktische tips in dit blog artikel.

Een Site definition en een Site template zijn sterk gerelateerd aan elkaar; ze liggen in elkaars verlengde. Een Site template is gebaseerd op een Site definition en bestaat uit wijzigingen die op een bepaalde Site definitie worden toegepast.

Maar laten we eerst eens ingaan op de basis: Site definitions

Een Site definition omschrijft de look en feel van een site, de inhoud ervan (lijsten, bibliotheken, content types, column types, et cetera), navigatie, et cetera. Deze omschrijving wordt gemaakt in aspx en CAML (een XML taal, zie ook: Introduction — What Is CAML?). Site definitions worden opgeslagen in het filesystem van SharePoint webservers, worden gecached door de webserver en zijn daarmee snel beschikbaar voor gebruik. Het detailniveau waarop websites te definieren zijn is groot, groter dan bij het gebruik van Site templates. Aanpassen van menu's (b.v. Edit menu) is bijvoorbeeld goed mogelijk. Let wel: aanpassingen aan Site definities hebben gevolgen voor de de sites die op basis hiervan zijn gemaakt.

Site templates zijn wijzigingen gebaseerd op Site definitions.

Ze worden in Content Databases opgeslagen. Een Site template kan in de vorm van een CAB bestand (Zip bestand met een mappenstructuur met daarin definitie - en content bestanden) worden opgeslagen en worden uploaded in een Site template gallery van een Site collection. Van bestaande Sites kunnen met een simpele klik Site templates worden gemaakt. Site templates kunnen gewijzigd worden zonder dat de sites die op basis hiervan zijn gemaakt, worden aangetast.

De verschillen en afhankelijkheden zijn dus duidelijk. Maar wanneer zet je welke techniek in? En waarmee moet je dan rekening houden?

Best practices: waarmee rekening houden bij de keuze tussen Site definitions en Site temlates?

Hierin zijn de volgende overwegingen van belang:

De mate van detail waarin een site beschreven moet worden.
Wanneer een Site kan worden beschreven door een bestaande Site definitie te gebruiken, heeft dat meestal de voorkeur. Pas wanneer gebruik van een Site definitie noodzakelijk is (b.v. voor het definieren van menu's, nieuwe document typen, ) kan daarop worden overgegaan.

De afhankelijkheden tussen Site definitions en Site templates.
Allereerst: de Site definitie waarop een Site template gebaseerd is, moet op de betreffende webserver aanwezig zijn.
Daarnaast moet rekening gehouden worden met de mate van verandering waaraan site onderhevig zijn en wat de gevolgen zijn voor de Site definities en de afhankelijke Site templates. Zaken die gemakkelijk zijn te veranderen of zaken die aan geen of heel weinig verandering onderhevig zijn, kunnen worden opgenomen in Site definitions. Andere zaken kunnen het beste in Site templates worden opgenomen.

De voorhanden expertise, tools en rechten
Site templates kunnen relatief simpel worden aangemaakt en gebruikt door (bevoegde) eindgebruikers. Site definities, daarentegen, worden gemaakt met speciale tooling, moeten met de juiste expertise worden opgebouwd, en worden opgeslagen in het File system van een webserver, hetgeen de juiste rechten vereist.

Andere situaties...

Daarnaast kunnen andere zaken in bepaalde situaties van belang zijn, bijvoorbeeld performance. Site definities zijn in het algemeen sneller door de webserver aan te bieden dan Site templates.

Conclusies

Bovenstaande geeft aan dat het zaak is om verstandig om te gaan met Site definities: pas je ze naderhand aan dan loop je het risico dat de Site templates die erop gebaseerd zijn beschadigd raken en web sites die hierop gebaseerd zijn niet meer naar behoren functioneren. Eerst nadenken over de gevolgen van wijzigingen en verstandig ontwerpen is daarom een aanrader.