Berekeningen in SharePoint: berekende velden

Waarom een artikel schrijven als je al een aantal mooie stukken documentatie hebt gevonden?

Formules kunnen gebruikt worden voor de bepaling van de standaard (default) waarde in een kolom maar ook voor de berekende waarde van een kolom en in filters (views, weergaven).

Formules en functies

Calculate data in lists or libraries

Date Functions in Calculated Fields

Datum berekeningen

Calculate data in lists or libraries:

• Add a calculated column to a list or library


• Make a calculated column available to other lists or libraries


• Add a calculated site column to a list or library

Functions for use in a MOSS 2007 column
Today] en [Me] zijn alom bekend, maar er zijn veel meer functies.

Voorbeelden van veel gebruikte formules

Veelgebruikte Datum/Tijd functies

Let op: De waarde van een berekende kolom kan alleen van het type:
- Single line of text
- Number (1, 1.0, 100)
- Currency ($, ¥, €)
- Date and Time
- Yes/No
zijn.

Let op: Alleen in kolommen van het type "Calculated (calculation based on other columns)" kunnen verwijzingen gebruikt worden naar andere kolommen. Als je een verwijzing probeert te gebruiken in een formule voor de standaard (default) waarden van een kolom (Calculated Value), krijg je de melding: "The formula contains reference(s) to field(s).".

Let op: De waarde van een berekende kolom wordt pas aangepast (berekend) als het betreffende (lijst) item wordt aangepast (bewaard).

Let op: Berekende kolommen kunnen geen functies bevatten als [Today] of [Me]. Dit geeft de foutmelding: "Calculated columns cannot contain volatile functions like [Today] and [Me].".
Om dergelijke functies toch te gebruiken, kun je de truuk gebruiken die in dit artikel wordt beschreven. Hierin wordt een extra kolom (b.v. "MyToday") aangemaakt waarnaar je wel in een formule kunt verwijzen. Deze truuk, echter, werkt in veel gevallen niet zoals je zou verwachten (zie dit artikel). De extra kolom (b.v. "MyToday") is namelijk statisch, deze verandert niet van waarde en blijft dus altijd de initiele waarde hebben.
In situaties waarin je items wilt tonen die b.v. ouder zijn dan een bepaalde datum kun je wel gebruik maken van [Today], namelijk in een filter in een view.

Let op: Spaties in filter formules zijn niet toegestaan: b.v. [Today] – 7 is fout, [Today]-7 is goed.

Let op: De Nederlandse versie van SharePoint (zoals dat ook in Excel het geval is) kent wat verschillen ten opzichte van de Engelstalige versie van SharePoint wat betreft formules, b.v. functienamen.

(‘t Artikel komt later. Echt.)