vrijdag 14 juni 2013

Maatwerk, configuratie en out of the box: waarom en hoe onderscheid maken?

Ik hoor de discussie overal; waar ik ook kom, altijd wordt dezelfde discussie gevoerd: wat is precies maatwerk? En hierbij wordt maatwerk ook altijd angstvallig vermeden.

Tijd om eens wat dieper in te gaan op dit vraagstuk, om duidelijkheid te scheppen en handvatten te geven hoe hiermee om te gaan.

Waarom onderscheid tussen out of the box en maatwerk?
Maatwerk wordt in het algemeen geassocieerd met dure software ontwikkeling in een programmeertaal als C#, lange trajecten, duur in onderhoud en lastig overdraagbaar. Out of the box, daarentegen, wordt geassocieerd met goedkope en snelle ontwikkeling.

Het laatste is voor klanten (management, business) natuurlijk veel aantrekkelijker dan maatwerk, terwijl voor de gebruiker (business) en voor de programmeur (techniek) maatwerk interessanter is.

Voorkeur wordt voor een belangrijk deel gekleurd door emoties (ja, zelfs bij technici) en de gevolgen daarvan kunnen voor een project of programma het verschil betekenen tussen succes of falen.

Voorbeelden hiervan te over, bijvoorbeeld op aanbestedingsgebied. Hierin wordt door de klant vaak "out of the box" geƫist waaraan in eerste instantie ook door de leverancier wordt voldaan. Gedurende de implementatie blijft dat maatwerk toch de voorkeur geniet (of zelfs noodzakelijk is), waarna zowel de implementatie doorloop tijd als de bijbehorende kosten door het dak gaan.

Resultaat: klant ontevreden en de leverancier en/of de gekozen technologie (of het platform) krijgen de schuld.

Jammer en niet nodig, als vantevoren maar nagedacht was geweest over de verschillende "smaakjes" en de gevolgen daarvan. In het woord "nadenken" zit het woordje "na", maar dat wil niet zeggen dat je pas ergens na moet gaan denken.

Maar waar gaat het eigenlijk mis?

De beloften van platforms en tooling
De laatste jaren bieden (webportal)platforms (dms,ecm, collaboration), veel beter dan vroeger, mogelijkheden om snel tot resultaat te komen door standaard (out of the box) basis functionaliteit te bieden waarmee de eindgebruiker relatief snel aan de slag kan. Ook tooling biedt steeds meer mogelijkheden voor niet software "gurus" om de functionaliteit van platformen aan te passen en uit te breiden.

Allemaal mooie ontwikkelingen, maar ontwikkelingen die hoge verwachtingen kunnen veroorzaken... en zelfs te hoge verwachtingen...

In de praktijk blijkt namelijk het volgende:
1. Out of the box functionaliteit is vaak te generiek om specifieke business processen te ondersteunen.
2. De eindgebruiker (en de business in het algemeen) weten te weinig af van de standaard mogelijkheden van platforms.
3. De eindgebruikers (en de business in het algemeen) zijn onvoldoende bereid zich neer te leggen bij de discrepanties tussen de eigen werkwijze en de werkwijze die het betreffende platform oplegt.
4. Projectmanagers (ICT, business) bieden onvoldoende weerstand aan de eis van de business om het platform te veranderen, hebben te weinig inhoudelijke bagage om te weten waar de grenzen van een platform liggen en geven specialisten te weinig inspraak bij belangrijke beslissingen die hierover worden gemaakt.

Om juiste beslissingen (lees: waar de klant tevreden mee is en waarvoor hij een redelijke prijs/doorlooptijd voor betaalt) is het nodig om zicht te hebben op de volgende zaken:

Wat wordt (in termen van het platform waaraan gesleuteld wordt) verstaan onder maatwerk? Zijn er gradaties hierin? Welke zijn dit, wat bieden ze aan mogelijkheden, beperkingen?

Wat zijn de gevolgen van de keuze voor een bepaalde gradatie? Wat is hiervoor nodig in termen van kosten en doorlooptijd?

Van out-of-the-box tot maatwerk: definities

Laat ik beginnen met een aantal definities die ik al een tijdje gebruik, en kijken of we die kunnen verbeteren (let wel: het gaat hier om SharePoint):

Out-of-the-box (OOTB): the supporting platform supports the recommended solution by default;
Configuration: the configuration of the supporting platform needs to be changed to support the recommended solution;
Limited Customization: adaptations by means of configuration, browser supported or SharePoint related tooling (e.g. Designer, InfoPath , XSLT);
Customization: software components of the supporting platform need to be changed / extended to support the recommended solution;
Extension: new, independent, software components need to be added to the supporting platform to support the recommended solution.


Van out-of-the-box tot maatwerk: definities
De volgende stap is even terug te gaan naar de vraag achter de vraag, namelijk waarom onderscheid gemaakt wordt tussen de verschillende categorieƫn. Deze vraag komt vaak neer op het willen beoordelen of een bepaalde oplossing te veel "pijn" gaat doen of niet. Ik heb expres de term "pijn" gebruikt, want in iedere situatie is deze pijn weer anders en wordt deze pijn andere gevoeld. "Pijn" kan betekenen dat een bepaalde oplossing duur is om te ontwikkelen, te veel onderhoud kost of lastig te migreren is naar een ander platform en daarom toekomstige pijn in de portemonnee (lees: budgetten) kost. Pijn kan ook betekenen dat de eindgebruikers (de business) onvoldoende worden ondersteund door de betreffende oplossing omdat deze bijvoorbeeld te weinig mogelijkheden biedt of te ver afstaat van de bestaande werkprocessen.

Bij de afweging tussen maatwerk en het gebruik van out-of-the-box functionaliteit moet dus gekeken worden  waar de "pijn" gelegd moet worden.

Projectmanager en opdrachtgever: kijk verder dan jullie neuzen lang zijn
Bovenstaande voorbeelden illustreren dat pijn voorkomt binnen en buiten het project waarin de oplossing ontwikkeld wordt. Een projectmanager is aangeleerd om zijn zaken binnen het project tijdig, binnen budget en kwaliteitseisen te realiseren, hetgeen natuurlijk op zich goed is, maar in de praktijk vaak niet voldoende blijkt te zijn. De "pijn" die binnen het project wordt vermeden kan buiten het project des te harder aankomen. Een goed voorbeeld hiervan is migratie; in migratieprojecten moeten gevolgen van beslissingen in eerder projecten vaak worden gecorrigeerd. Met name ongecontroleerd toestaan van maatwerk komt tijdens een migratietraject een organisatie duur te staan.

Het is daarom een goede zaak om verder te kijken dan het project zelf, bijvoorbeeld naar het overkoepelende programma of zelfs naar het overkoepelende informatieplan of de enterprise roadmap.

Ee doeltreffend denkraam hierbij is de software life cycle. Hierin wordt grofweg weeggegeven in welke levensfasen software zich kan bevinden en vormt daarmee een denkraam vanwaaruit bepaald kan worden welke gevolgen de keuze van maatwerk of out-of-the-box (of een variant hierop) heeft.

Samenvatting en conclusie
Een platform biedt (potentieel) een middel om snel een oplossing te bieden aan de business. Keuzes bij het aanpassen van het platform aan de wensen en eisen van de business dienen vantevoren goed te worden doordacht, waarbij verder gekeken moet worden dan de eerste op te leveren versie.

Vantevoren (samen met experts) nadenken is hierbij een betere investering dan achteraf de gevolgen van slechte beslissingen te moeten corrigeren.









Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen