Onlangs kwam ik er weer eentje tegen; een lijst die behoorlijk uit de klauwen was gelopen. Begonnen als een simpel overzichtje van "issues", voor iedereen handig centraal opgeslagen en zolangzamerhand uitgegroeid tot een enorme (veel items) uitgebreide (veel kolommen, waarvan een groot deel ook uitgebreide teksten bevatte) lijst waar niemand meer met plezier mee werkte. Gevolg: de centrale functie van de lijst wordt omzeild door individuele initiatieven (eigen lijstjes, Excel sheets) en de doelmatigheid en doeltreffendheid van de samenwerking met de centrale lijst als ondersteuning komt in gevaar.
Kom dit bekend voor?
't Gebeurt vaak. Daarom is het verstandig om eens wat dieper in te gaan op de verschillen tussen lijsten en bibliotheken en de voor - en nadelen van lijsten en bibliotheken in verschillende situaties.
Wat zijn nu de verschillen?
Op hoofdlijnen:
- Een bibliotheek zowel als een lijst kan een of meerdere documenten bevatten die als bijlagen worden opgeslagen. Een bibliotheek, echter, bevat hoofddocumenten (1 per bibliotheek item, dit is een ander document dan eventuele bijlagen), die meer mogelijkheden biedt om samen te werken aan een document: b.v. checkin/checkout (zodat niet tegelijk aan een hoofddocument gewerkt kan worden) en de mogelijkheid om een hoofddocument naar een andere lokatie te verplaatsen (rechtermuisknop menu voor een bibliotheek item).
- Een lijst biedt de mogelijkheid om een nieuw item toe te voegen zonder verplicht te zijn een document aan te maken of te uploaden.
Overwegingen bij de beslissing
Wat concrete aanwijzingen / overwegingen die gebruikt kunnen worden om te beslissen tussen een lijst en bibliotheek, zijn de volgende:
- Relatief veel (grote) teksten in een item? Bibliotheek.
- Belangrijk dat meerdere gebruikers elkaar niet dwarszitten tijdens het werken aan items? Bibliotheek, i.v.m. checkin/checkout
- Moeten items overzichtelijk uitgeprint worden? Bibliotheek.
- Gaat het uitsluitend om stuurinformatie (velden op basis waarvan een business proces bestuurd moet worden)? Lijst.
- Moet de inhoud van items regelmatig in een groep worden geevalueerd? Bibliotheek.
- In het algemeen: stuurinformatie (voor business processen) als metadata kolommen, uitgebreide tekstvelden in een document (en bij voorkeur in een bibliotheek).
- Bedenk hoe de lijst/bibliotheek zich in de komende jaren gaat ontwikkelen en stem de keuze daarop af.
Conclusie
Conclusie: een lijst is niet bedoeld om teksten in te verwerken; MS-Word is dat wel. Denk niet te licht over lijsten en overweeg op tijd een bibliotheek.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten