Kosten doorberekenen voor het gebruik van SharePoint

Een door mij veelgehoorde vraag van klanten is hoe het gebruik van SharePoint kan worden doorberekend aan klanten. Veelal zijn dat interne klanten, afdelingen, maar de vraag wordt ook gesteld voor externe klanten.

De oplossing lijkt simpel; per gebruiker of per “gebruik”. Maar er is meer mogelijk en er is meer om rekening mee te houden.

Een korte uitleg in dit artikel…

Attentie:
In een volgende post (http://praktischsharepoint.blogspot.com/2012/05/kosten-rekenen-voor-het-gebruik-van.html) ga ik dieper in op de overwegingen, beschrijven wanneer welk model gebruikt kan worden en welke modellen we beter niet kunnen gebruiken in welke situaties. Het is dus aan te raden het artikel http://praktischsharepoint.blogspot.com/2012/05/kosten-rekenen-voor-het-gebruik-van.html te lezen.

Modellen

De meest gangbare modellen om kosten door te kunnen berekenen zijn gebaseerd op:

·         Betaling per gebruiker

·         Betaling per website

·         Betaling per hoeveelheid opslagruimte

·         Betaling per dienst

SharePoint biedt goede mogelijkheden op dergelijke modellen te gebruiken, zoals een gebruikersadministratie, een site administratie, vaststellen hoeveel opslagruimte per site mag worden gebruikt (quota) en een toegangsadministratie voor diensten die middels SharePoint worden ontsloten.

Wat betreft diensten kunnen natuurlijk ook kosten worden gerekend voor diensten als backup/restore, helpdesk ondersteuning, uitvoering en onderhoud van maatwerk, et cetera.

Welk model (of combinatie van modellen) het beste gebruikt kan worden,hangt echter af van de situatie.

Welk model kan ik het beste gebruiken?

Voordat een model gekozen wordt, is het verstandig de volgende vragen te stellen:

·         Wat wil ik met de kostendoorberekening bereiken?

·         Wat wil ik met SharePoint bereiken?

·         Hoe wordt SharePoint nu in mijn organisatie gebruikt?

Het doorberekenen van kosten is natuurlijk een manier om de kosten te kunnen terugverdienen, maar kan ook gezien worden als een manier om gedragsverandering te bereiken.  Het doorberekenen van kosten kan het management ervan laten doordringen dat gebruik van SharePoint tijd, moeite en dus geld kost en hiermee verstandig dient te worden omgesprongen. Maar wanneer het juist de bedoeling is om SharePoint gebruik te bevorderen kunnen te hoge kosten juist het gebruik van SharePoint ontmoedigen, en werkt dit contraproductief. Het doel wat met de doorberekening bereikt moet worden zal dus vantevoren duidelijk moeten zijn.

Verder is het van belang te weten wat met SharePoint binnen de organisatie bereikt moet worden. SharePoint kan voor veel toepassingen worden gebruikt; voor zowel ter ondersteuning van bedrijfskritische processen (b.v. als Information Workplace, voor onderhoud van de internet site) als voor ondersteunende processen (b.v. hosting van projectsites, intranet) en informele processen (b.v. discussieplaform voor vakinhoudelijke zaken). Wordt SharePoint gebruikt voor bedrijfskritische processen, dan is doorberekening van kosten gemakkelijker te verantwoorden dan wanneer SharePoint wordt gebruikt voor informele toepassingen.

Tenslotte is het van belang te weten in hoeverre SharePoint binnen de organisatie is “ingeburgerd”. Wanneer concurrerende platformen of andere voorzieningen beschikbaar zijn, heeft de organisatie de keuze om SharePoint minder of niet te gebruiken. Worden kosten doorberekend en worden deze kosten te hoog ervaren, dan zal de business op zoek gaan naar alternatieven. Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van van fileservers en lokale opslagmedia naast SharePoint. Worden deze media naast SharePoint ook gebruikt en wil de organisatie juist beter omgaan met zaken als versiebeheer, workflow et cetera, dan wordt dit doel hiermee niet bereikt.

Wordt vervolgd

Ok, tot zover de inleiding. In een volgende post (http://praktischsharepoint.blogspot.com/2012/05/kosten-rekenen-voor-het-gebruik-van.html) ga ik dieper in op de overwegingen, beschrijven wanneer welk model gebruikt kan worden en welke modellen we beter niet kunnen gebruiken in welke situaties.

SharePoint 2010 Document sets: een korte introductie

Het Document set concept biedt een nieuwe mogelijkheid in SharePoint (2010) om documenten op te slaan. Document sets bieden een aantal interessante mogelijkheden die, naast sites, bibliotheken en mappen het waard zijn te overwegen.

Een kort overzicht van de mogelijkheden hieronder...

De klassieke kartonnen dossiermap
Document sets sluiten goed aan op de belevingswereld van eindgebruikers die gewend te werken met klassieke kartonnen dossiermap met daarin een scala aan documenten en informatie over het dossier die op de kartonnen map zelf geschreven is. Een kartonnen dossiermap kan in zijn geheel worden behandeld worden en in zijn geheel tussen verschillende personen worden gedeeld.

Meerdere documenttypen in dezelfde map
In een Document set kunnen, naar analogie met kartonnen dossiermappen, meerdere documenttypen worden opgeslagen. Een Document set kan in zijn geheel worden gebruikt, bewerkt en worden gedeeld met andere gebruikers.

Meta datering van Document sets
Daarvoor kan aan een Document set (dossiermap) meta data worden toegevoegd die automatisch wordt toegevoegd aan alle documenten die zich in de Document set bevinden. Wijzigingen van deze meta data worden automatisch doorgevoerd in de documenten.
Daarbij kunnen meta data kolommen automatisch worden voorzien van waarden.

De voorpagina van een dossier
Net als bij een dossiermap kan een Document set worden voorzien van een voorpagina (Welcome page). Hierop kan dossierinformatie worden weergegeven zonder dat het nodig is hiervoor de documenten te raadplegen.

Een Document set in zijn geheel behandelen
Document sets kunnen als geheel worden behandeld. Dit is handig wanneer:
- Van een Document set (alle documenten) de versie moet worden bijgehouden.
- Een Document set in zijn geheel in een workflow moet worden behandeld.
- Een Document set in zijn geheel in een Record Center moet worden opgenomen of anderszins verplaatst moet worden.

Standaard documenten in een Document set
Ook kunnen aan een Document set standaarddocumenten worden toegevoegd die bij het aanmaken van een Document set meten beschikbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeed aan een standaard projectdossier met Prince2 projectdocumenten (PID, project stage plan, issue list, etc.) wanneer Prince2 de standaard project management methode is binnen een organisatie.

Maar kon dit in SharePoint 2007 ook al niet?

Ja... en nee.

Natuurlijk was het mogelijk om een dossier te maken op basis van een site of bibiotheek. Je kon hierin een mooie voorpagina te maken (webpagina binnen een bibliotheek)...

En ook kon je in SharePoint 2007 meerdere documenten opslaan in bibliotheken, en zelfs in mappen. En ook kon je in SharePoint 2007 voor ieder project een projectsite te definieren en daarin standaard documenten in bibliotheken opnemen. En je kon zelfs een site template maken hiervan.

Maar meta datering gebeurde per individueel document en het "als geheel" behandelen van een verzameling documenten was niet (echt) mogelijk; meta data kon niet worden gedeeld, workflow en versie management was gebaseerd op individuele documenten en een site (template) en bibliotheek (template) kon slechts een beperkte hoeveelheid geheugen in beslag nemen.

Al met al bieden Document sets dus veel meer mogelijkheden dan in SharePoint 2007 om dossiers te ondersteunen zoals gebruikers dat in hun (belevings)wereld gewend zijn te doen.