zondag 8 april 2012

SharePoint 2010 Document sets: een korte introductie

Het Document set concept biedt een nieuwe mogelijkheid in SharePoint (2010) om documenten op te slaan. Document sets bieden een aantal interessante mogelijkheden die, naast sites, bibliotheken en mappen het waard zijn te overwegen.

Een kort overzicht van de mogelijkheden hieronder...

De klassieke kartonnen dossiermap
Document sets sluiten goed aan op de belevingswereld van eindgebruikers die gewend te werken met klassieke kartonnen dossiermap met daarin een scala aan documenten en informatie over het dossier die op de kartonnen map zelf geschreven is. Een kartonnen dossiermap kan in zijn geheel worden behandeld worden en in zijn geheel tussen verschillende personen worden gedeeld.

Meerdere documenttypen in dezelfde map
In een Document set kunnen, naar analogie met kartonnen dossiermappen, meerdere documenttypen worden opgeslagen. Een Document set kan in zijn geheel worden gebruikt, bewerkt en worden gedeeld met andere gebruikers.

Meta datering van Document sets
Daarvoor kan aan een Document set (dossiermap) meta data worden toegevoegd die automatisch wordt toegevoegd aan alle documenten die zich in de Document set bevinden. Wijzigingen van deze meta data worden automatisch doorgevoerd in de documenten.
Daarbij kunnen meta data kolommen automatisch worden voorzien van waarden.

De voorpagina van een dossier
Net als bij een dossiermap kan een Document set worden voorzien van een voorpagina (Welcome page). Hierop kan dossierinformatie worden weergegeven zonder dat het nodig is hiervoor de documenten te raadplegen.

Een Document set in zijn geheel behandelen
Document sets kunnen als geheel worden behandeld. Dit is handig wanneer:
- Van een Document set (alle documenten) de versie moet worden bijgehouden.
- Een Document set in zijn geheel in een workflow moet worden behandeld.
- Een Document set in zijn geheel in een Record Center moet worden opgenomen of anderszins verplaatst moet worden.

Standaard documenten in een Document set
Ook kunnen aan een Document set standaarddocumenten worden toegevoegd die bij het aanmaken van een Document set meten beschikbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeed aan een standaard projectdossier met Prince2 projectdocumenten (PID, project stage plan, issue list, etc.) wanneer Prince2 de standaard project management methode is binnen een organisatie.

Maar kon dit in SharePoint 2007 ook al niet?

Ja... en nee.

Natuurlijk was het mogelijk om een dossier te maken op basis van een site of bibiotheek. Je kon hierin een mooie voorpagina te maken (webpagina binnen een bibliotheek)...

En ook kon je in SharePoint 2007 meerdere documenten opslaan in bibliotheken, en zelfs in mappen. En ook kon je in SharePoint 2007 voor ieder project een projectsite te definieren en daarin standaard documenten in bibliotheken opnemen. En je kon zelfs een site template maken hiervan.

Maar meta datering gebeurde per individueel document en het "als geheel" behandelen van een verzameling documenten was niet (echt) mogelijk; meta data kon niet worden gedeeld, workflow en versie management was gebaseerd op individuele documenten en een site (template) en bibliotheek (template) kon slechts een beperkte hoeveelheid geheugen in beslag nemen.

Al met al bieden Document sets dus veel meer mogelijkheden dan in SharePoint 2007 om dossiers te ondersteunen zoals gebruikers dat in hun (belevings)wereld gewend zijn te doen.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen