Kosten doorberekenen voor het gebruik van SharePoint

Een door mij veelgehoorde vraag van klanten is hoe het gebruik van SharePoint kan worden doorberekend aan klanten. Veelal zijn dat interne klanten, afdelingen, maar de vraag wordt ook gesteld voor externe klanten.

De oplossing lijkt simpel; per gebruiker of per “gebruik”. Maar er is meer mogelijk en er is meer om rekening mee te houden.

Een korte uitleg in dit artikel…

Attentie:
In een volgende post (http://praktischsharepoint.blogspot.com/2012/05/kosten-rekenen-voor-het-gebruik-van.html) ga ik dieper in op de overwegingen, beschrijven wanneer welk model gebruikt kan worden en welke modellen we beter niet kunnen gebruiken in welke situaties. Het is dus aan te raden het artikel http://praktischsharepoint.blogspot.com/2012/05/kosten-rekenen-voor-het-gebruik-van.html te lezen.

Modellen

De meest gangbare modellen om kosten door te kunnen berekenen zijn gebaseerd op:

·         Betaling per gebruiker

·         Betaling per website

·         Betaling per hoeveelheid opslagruimte

·         Betaling per dienst

SharePoint biedt goede mogelijkheden op dergelijke modellen te gebruiken, zoals een gebruikersadministratie, een site administratie, vaststellen hoeveel opslagruimte per site mag worden gebruikt (quota) en een toegangsadministratie voor diensten die middels SharePoint worden ontsloten.

Wat betreft diensten kunnen natuurlijk ook kosten worden gerekend voor diensten als backup/restore, helpdesk ondersteuning, uitvoering en onderhoud van maatwerk, et cetera.

Welk model (of combinatie van modellen) het beste gebruikt kan worden,hangt echter af van de situatie.

Welk model kan ik het beste gebruiken?

Voordat een model gekozen wordt, is het verstandig de volgende vragen te stellen:

·         Wat wil ik met de kostendoorberekening bereiken?

·         Wat wil ik met SharePoint bereiken?

·         Hoe wordt SharePoint nu in mijn organisatie gebruikt?

Het doorberekenen van kosten is natuurlijk een manier om de kosten te kunnen terugverdienen, maar kan ook gezien worden als een manier om gedragsverandering te bereiken.  Het doorberekenen van kosten kan het management ervan laten doordringen dat gebruik van SharePoint tijd, moeite en dus geld kost en hiermee verstandig dient te worden omgesprongen. Maar wanneer het juist de bedoeling is om SharePoint gebruik te bevorderen kunnen te hoge kosten juist het gebruik van SharePoint ontmoedigen, en werkt dit contraproductief. Het doel wat met de doorberekening bereikt moet worden zal dus vantevoren duidelijk moeten zijn.

Verder is het van belang te weten wat met SharePoint binnen de organisatie bereikt moet worden. SharePoint kan voor veel toepassingen worden gebruikt; voor zowel ter ondersteuning van bedrijfskritische processen (b.v. als Information Workplace, voor onderhoud van de internet site) als voor ondersteunende processen (b.v. hosting van projectsites, intranet) en informele processen (b.v. discussieplaform voor vakinhoudelijke zaken). Wordt SharePoint gebruikt voor bedrijfskritische processen, dan is doorberekening van kosten gemakkelijker te verantwoorden dan wanneer SharePoint wordt gebruikt voor informele toepassingen.

Tenslotte is het van belang te weten in hoeverre SharePoint binnen de organisatie is “ingeburgerd”. Wanneer concurrerende platformen of andere voorzieningen beschikbaar zijn, heeft de organisatie de keuze om SharePoint minder of niet te gebruiken. Worden kosten doorberekend en worden deze kosten te hoog ervaren, dan zal de business op zoek gaan naar alternatieven. Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van van fileservers en lokale opslagmedia naast SharePoint. Worden deze media naast SharePoint ook gebruikt en wil de organisatie juist beter omgaan met zaken als versiebeheer, workflow et cetera, dan wordt dit doel hiermee niet bereikt.

Wordt vervolgd

Ok, tot zover de inleiding. In een volgende post (http://praktischsharepoint.blogspot.com/2012/05/kosten-rekenen-voor-het-gebruik-van.html) ga ik dieper in op de overwegingen, beschrijven wanneer welk model gebruikt kan worden en welke modellen we beter niet kunnen gebruiken in welke situaties.