Hoe hou ik mijzelf en mijn publiek op de hoogte van nieuwe en gewijzigde informatie?

SharePoint gebruikers kunnen op allerlei manieren op de hoogte worden gesteld en gehouden van nieuwe informatie die in Sharepoint wordt ondergebracht.

Waarvan op de hoogte?
Gebruikers kunnen op de hoogte worden gesteld en gehouden van nieuwe en gewijzigde documenten in bibliotheken en lijstitems in lijsten. Daarnaast kunnen gebruikers zich op de hoogte laten houden van zoekresultaten door zoekopdrachten vast te laten leggen.

Hoe kan ik op de hoogte worden gehouden?
SharePoint biedt hiervoor de volgende mogelijkheden:
- Alert mails;
- RSS feeds;
- Content Query Webpart (Inhouds Query Webonderdeel): middels dit webonderdeel kan informatie uit diverse lijsten en bibliotheken (uit subsites) in een site collectie geagregeerd, gefilterd, gesorteerd en volgens aangepaste layout, worden gepubliceerd in een web onderdeel;
- Audiences: middels dit concept kan inhoud in web onderdelen worden gefilterd zodat het aansluit op de wensen van van te voren ingestelde groepen (audiences, publiek).

Alert mails
Een gebruiker kan zichzelf en anderen abonneren op mails waarin toevoegingen, wijzigingen en verwijderingen worden doorgegeven. Dit kan op basis gebeuren van alle documenten/items, documenten/items die door uzelf zijn gemaakt of door uzelf voor het laatst zijn aangepast. Alert mails kunnen meteen, dagelijks (op een gegeven tijdstip) of wekelijks (op een gegeven dag op een gegeven tijdstip) worden verstuurd.

Alert mails kunnen worden gemaakt op basis van wijzigingen in/van: Document (rechter muisknop, "Waarschuw mij" menu), Map (rechter muisknop, "Waarschuw mij" menu), Lijst / Bibliotheek (Acties, "Waarschuw mij" menu), Views (weergaven op lijsten en bibliotheken) en zoekresultaten.
De laatste, zoekresultaten, stelt de gebruiker zelfs in staat om op de hoogte gehouden te worden van toekomstige site inhoud.

RSS feeds
Een gebruiker kan zichzelf abonneren op een RSS feed. Daarnaast kunnen RSS feeds worden gebruikt om in andere sites en site collecties wijzigingen te publiceren. Een RSS feed is een XML tekst die middels een stylesheet (XSL) kan worden omgezet in een opgemaakte tekst (als HTML, een stukje webpagina dus).

Middels een RSS reader (applicatie) kunnen RSS feeds eveneens zichtbar worden gemaakt. Met dergelijke applicaties kan nieuws van meerdere (RSS) nieuwsbronnen gevolgd worden.
MS-Outlook (versie 2007 en hoger) en Internet Explorer bieden eveneens RSS reader functionaliteit.

RSS feeds kunnen worden gemaakt op basis van wijzigingen in/van: Lijst / Bibliotheek (Acties, "Weergave RSS feed" menu), zoekresultaten.
De laatste, zoekresultaten, stelt de gebruiker zelfs in staat om op de hoogte gehouden te worden van toekomstige site inhoud.

Let op:
Om gebruik te maken van RSS functionaliteit binnen een site moet voor de betreffende site wel de RSS functionaliteit aangezet worden (Site instellingen, RSS).

Inhouds Query Webonderdeel (Content Query Webpart)
Via het Inhouds Query Webonderdeel kan inhoud uit een gehele Site Collectie in een lijst worden weergegeven. De inhoud kan worden gefilterd, gesorteerd, et cetera.

Audiences
Via de instelling "Enable Audience Targeting" (Modify List Audience Targeting Settings) bij lijsten en bibliotheken kan per item / document worden aangegeven. De betreffende lijst / bibliotheek wordt namelijk voorzien van een extra metadata kolom (Doelgroepen), waarin kan worden aangegeven voor welke doelgroepen (Global Audience, Distributie groep, SharePoint groep) het betreffende item bedoeld is.
Deze extra metadata kolom kan weer gebruikt worden in het Inhouds Query Webonderdeel, om de inhoud te filteren op doelgroep.

Tips en valkuilen
- Wees zuinig met mailen;
- Jezelf of anderen abonneren op iedere wijziging kan zeer irritant zijn;
- RSS feeds zijn erg handig; ze zijn gemakkelijk te transformeren en te publiceren, ook in b.v. RSS readers (als Outlook);
- Zoekpagina's met vantevoren ingestelde zoekopdrachten (queries) kunnen gebruikt worden om de gebruiker van een bepaald onderwerp op de hoogte te houden. Zorg echter wel dat de gebruiker te allen tijde relevante zoekresultaten te zien krijgt.

Verder lezen
- Aanpassen van alert mail sjablonen;
- Aanpassen van RSS feed sjablonen;
- Maken van zoekpagina's.