donderdag 3 februari 2011

Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken?

Mappen binnen bibliotheken en lijsten
Binnen bibliotheken en lijsten kunnen mappen worden aangemaakt. Binnen SharePoint 2003 is dit veelvuldig gebruikt. Bij migratie is het de vraag of het wenselijk is deze mappenstructuur over te nemen. Vandaar de onderstaande richtlijnen, waarin wordt ingegaan op de mogelijke voordelen en nadelen, zodat per situatie een inschatting gemaakt kan worden of de mappenstructuur behouden kan blijven of beter omgezet kan worden in en alternatief.

Mogelijke voordelen mappenstructuur:
. Eenvoudig concept, eindgebruiker kan de structuur gemakkelijk doorgronden
. Eenvoudig te migreren. Verlies van overzicht bij onoverzichtelijke mappenstructuren.
. Eenvoudig te archiveren (zie onderstaande opmerking). Wanneer een project op schijf moet worden gearchiveerd, raken de metagegevens verloren en wordt de inhoud van de bibliotheek weer een “hoop documenten”. In dat geval zou een mappenstructuur wel handig zijn.
. Gebruik van mappen biedt (in kleine bibliotheken en lijsten) betere performance dan gebruik van metadata

Opmerking: Een bibliotheek kan ook in de vorm van een gevuld bibliotheeksjabloon worden bewaard op een fileserver (stp bestand, is eigenlijk een zip-bestand is met een xml bestand (manifest) als “inhoudsopgave”). Hieraan kleven echter beperkingen; o.a. dat er een maximale grootte is aan het bestand (ongeveer 20-50 Mb) en dat de bestanden die in het sjabloon bestand zijn opgenomen van bestandsnaam gewijzigd zijn. De bestandsnamen staan in het bijgesloten manifest (xml bestand).

Mogelijke nadelen mappenstructuur:
. Slechts 1 manier om de structuur van de documenten / items weer te geven.
. Navigeren van en naar submappen is voor de eindgebruiker niet zo gebruiksvriendelijk als dit bij de Windows Explorer het geval is.
. Gevaar voor dubbele opslag van documenten of versies van documenten. Wanneer medewerkers onvoldoende van elkaar weten welke documenten opgeslagen worden kunnen verschillende versies / kopies in dezelfde mappenstructuur in verschillende mappen opgeslagen worden.
. Worden de folders apart beveiligd, dan kan beheer ervan veel tijd en moeite in beslag nemen. Algemeen: hoe meer kleine objecten apart worden beveiligd, hoe meer tijd en moeite dat kost.

Hoe bepalen mappen te gebruiken of niet?
Per geval kan bepaald worden of voor een mappenstructuur beter een andere oplossing bedacht kan worden. Hiervoor kunnen de onderstaande richtlijnen gebruikt worden.

Gebruik van een mappenstructuur zal waarschijnlijk ondoelmatig en ondoeltreffend zijn als:
. Geen duidelijke en gedragen afspraken zijn gemaakt over het gebruik van een mappenstructuur;
. De mappenstructuur uitgebreid (breed, diep) is en/of inconsistent is opgebouwd;
. De mappenstructuur voor de gebruikers (b.v. sitebeheerder) niet helder is;
. De gebruikers de documenten op meerdere manieren willen indelen, dus wanneer een enkele boomstructuur onvoldoende is.

Gebruik van een mappenstructuur zal waarschijnlijk doeltreffend (en misschien doelmatig) zijn als:
. De eindgebruikers duidelijke en overdraagbare afspraken hebben gemaakt over het gebruik ervan;
. De mappenstructuur wordt al “tijden” op dezelfde wijze gebruikt;
. De mappenstructuur logisch, consistent en eenvoudig te doorgronden is (gebruik van nummers voor de mappen, b.v. “01 Klanten” kan hiervan een indicatie zijn);
. De mappenstructuur wordt gebruikt ter ondersteuning van een veelgebruikte standaard, b.v. Project volgens de Prince2 standaard.
In de volgende gevallen is het hanteren van een mappenstructuur zelfs aan te bevelen:
. Een bestand met dezelfde bestandsnaam als een bestand dat in dezelfde map wordt ge-upload, wordt overschreven.

Alternatief voor een mappenstructuur
Ter vervanging van een mappenstructuur kan gekozen worden voor extra metadata kolommen binnen een bibliotheek. Op kolommen kan worden gesorteerd, gegroepeerd en gefilterd.

Mogelijke voordelen extra metadata kolommen:
. Gemakkelijk filteren van inhoud op basis van metagegevens (kolommen).
. De structuur van de documenten / items kan op meerdere manieren worden weergegeven.
. Minder gevaar voor dubbele opslag van documenten of versies van documenten. Let wel: dit gevaar wordt alleen minder indien documenten onder dezelfde gegevens / naam worden opgeslagen; dubbele inhoud in verschillende documenten is nog steeds mogelijk. Goede afspraken maken met elkaar is dus nog steeds noodzakelijk.

Mogelijke nadelen extra metadata kolommen:
. Complexer concept, eindgebruiker kan de structuur minder gemakkelijk doorgronden dan een folderstructuur.
. Bij het openen van bibliotheken vanuit Word en andere office applicaties worden de metadata kolommen niet getoond, maar folders wel. Folders werken daar vanuit gebruiksvriendelijkheid bezien, wellicht beter.

Bij gebruik van extra metadata kolommen moet goed nagedacht worden over de vorm waarin dit gebeurt. Zie de tekst “Alternatieven voor gebruik van metadata kolommen” voor uitleg over de alternatieven.

Alternatieven voor gebruik van metadata kolommen
We gebruiken onderstaand voorbeeld (“Figuur 1: Voorbeeld mappenstructuur”) voor de oorspronkelijke mappen(boom)structuur.


Figuur 1: Voorbeeld mappenstructuur

Er zijn twee mogelijkheden voor het gebruik van metadata kolommen ter vervanging van mappen:
1. Voor ieder niveau van de mappen(boom)structuur wordt een metadata kolom aangemaakt. In deze metadata kolommen (Niveau 1 en Niveau 2 in het onderstaande voorbeeld) de mogelijke mapnamen van het betreffende niveau:







Niveau 1:Niveau 2:
Diversen1
Ontwerpen2
Plannen3
VerslagenArchief


Let op: De diepte van de structuur (taxonomie, classificatie) ligt hiermee vast (2), maar de eindgebruiker kan bij het metadateren (kiezen van de waarden van de metadata velden Niveau 1 en Niveau 2), binnen de vastgestelde diepte van de boomstructuur, deze structuur nog steeds uitbreiden. Was het in de oorspronkelijke mappenstructuur niet mogelijk om een document binnen de map Documenten | Archief te plaatsen, door de juiste waarden voor de meta data kolommen te kiezen kan de eindgebruiker die nu wel doen (Niveau 1: Ontwerpen, Niveau 2: Archief). Als van de voorgeschreven structuur (taxonomie, classificatie) niet mag worden afgeweken is dit geen handige oplossing;

2. Eén (1) metadata kolom (in het onderstaande voorbeeld: “Classificatie”) waarin voor iedere map in de boomstructuur een regel wordt opgenomen:











Classificatie:
Diversen
Ontwerpen
Ontwerpen - 1
Ontwerpen - 2
Ontwerpen - 3
Plannen
Plannen - Archief
Verslagen


3. Als in 2, maar één (1) metadata kolom (in het onderstaande voorbeeld: “Classificatie”) waarin voor iedere map zonder submappen in de boomstructuur (bladeren) een regel wordt opgenomen:









Classificatie:
Diversen
Ontwerpen - 1
Ontwerpen - 2
Ontwerpen - 3
Plannen - Archief
Verslagen


Aanvullingen op mappen
Een map is, net zoals een document web pagina, et cetera, ook een Inhoudstype. En net zoals bij andere Inhoudstypen kunnen ook voor het Map Inhoudstype metagegevens worden gedefinieerd. Voor een bibliotheek of lijst kan een, op het Map Inhoudstype gebaseerd, Inhoudstype worden gedefinieerd met daarin voorbepaalde metadata kolommen. Op die manier kunnen mappen, net als andere Inhoudstypen, worden gefilterd en kan metadata worden weergegeven. Ook kan hiermee in weergaven rekening gehouden worden (zie: “Figuur 2: Mogelijke weergaven bij verschillende map(inhouds)typen.”), waarvoor overigens wel de bibliotheek instelling “Beheer van inhoudstypen toestaan” op “Ja” moet staan.


Figuur 2: Mogelijke weergaven bij verschillende map(inhouds)typen.

In SharePoint 2010 kunnen kolomwaarden van documenten in folders standaardwaarden worden gegeven. Let wel: dit werkt alleen bij bibliotheken en niet bij ieder kolomtype (bij kolommen met gebruikersnamen werkt dit bijvoorbeeld niet). Gebruik hiervoor de instelling "Change Default Column Values" in de bibliotheekinstellingen. In SharePoint 2010 kunnen, naar mijn idee, hiervoor beter Document sets worden gebruikt worden.

Verder lezen
(2010, Engels) SharePoint 2010 Folder Design Best Practices
(2010, Engels) Sharepoint 2010 and folders
(2010, Engels) Sharepoint 2010 folder design best practices
(2010, Engels) SharePoint 2010 and Folders

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen