In de onderstaande tekst worden een aantal “handige” URL’s genoemd die toegevoegd aan bestaande URL’s, de eindgebruiker direct toegang verschaffen tot functionaliteit. Deze URL’s kunnen gebruikt worden om zelf links samen te stellen, maar ook om sneller en buiten de SharePoint user interface om, functies en overzichten te benaderen.
Sign in as a different user
/_layouts/closeConnection.aspx?loginasanotheruser=true
Change Site Master Page
/_layouts/ChangeSiteMasterPage.aspx
Page Layouts and Site Templates
/_Layouts/AreaTemplateSettings.aspx
User Information List:
_catalogs/users
_catalogs/users/simple.aspx
Sandboxed Solution Gallery:
/_catalogs/solutions/Forms/AllItems.aspx
All site content page (Site content):
/_layouts/viewlsts.aspx
Site settings page:
/_layouts/settings.aspx
Site collection features(CASE SENSITIVE):
/_layouts/ManageFeatures.aspx?Scope=Site
Site features:
/_layouts/ManageFeatures.aspx
Get the version of the SharePoint server (Patch level):
/_vti_pvt/Service.cnf
Web Part Maintenance Page:
?Contents=1
Save Site as a template
/_layouts/savetmpl.aspx
Master Pages library
/_catalogs/masterpage/Forms/AllItems.aspx
Master Page Gallery
/_catalogs/masterpage
Site Column Gallery
/_layouts/mngfield.aspx
Site Content Types
/_layouts/mngctype.aspx
Add Web Parts Pane
?ToolPaneView=2
Geeft een lijst met alle, ook de niet zichtbare, webonderdelen op een webpagina.
Let op: Deze URL werkt alleen als de betreffende pagina uitgechecked is
Create New Site Content
/_layouts/create.aspx
List Template Gallery
/_catalogs/lt
Manage Site Collection Administrators
/_layouts/mngsiteadmin.aspx
Manage Sites and Workspaces
/_layouts/mngsubwebs.aspx
Manage People
/_layouts/people.aspx
Manage User Permissions
/_layouts/user.aspx
Master Page Gallery
/_catalogs/masterpage
Inclusief Page Layouts
Modify Navigation
/_layouts/AreaNavigationSettings.aspx
Recycle Bin
/_layouts/AdminRecycleBin.aspx
Site Column Gallery
/_layouts/mngfield.aspx
Site Content Types
/_layouts/mngctype.aspx
Site Content and Structure Manager
/_layouts/sitemanager.aspx
Site Settings
/_layouts/settings.aspx
Site Template Gallery
/_catalogs/wt
Site Usage Summary
/_layouts/SpUsageWeb.aspx
User Alerts
/_layouts/sitesubs.aspx
View All Site Content
/_layouts/viewlsts.aspx
Web Part Gallery
/_catalogs/wp
Web Part Page Maintenance
?contents=1
Toevoegen aan het eind van de webpagina URL
Workflows
/_layouts/wrkmng.aspx
Inloggen als een andere gebruiker
/_layouts/closeConnection.aspx?loginasanotheruser=true
Handig als je het bijbehorende menu niet meer voorhanden hebt.
Bibliotheek of lijst bewaren als template
../savetmpl.aspx?List={GUID}, waarbij GUID de lijst/bibliotheek GUID is.
Bibliotheek of lijst overzicht
../listedit.aspx?List={GUID}", waarbij GUID de lijst/bibliotheek GUID is.
vrijdag 25 februari 2011
woensdag 23 februari 2011
Personaliseren en depersonaliseren van webpagina's
SharePoint biedt de mogelijkheid om een persoonlijke weergave van een web pagina te maken. Dit om bijvoorbeeld extra webonderdelen op de eigen pagina toe te kunnen voegen. In tegenstelling tot de gedeelde weergave is de persoonlijke weergave van een web pagina alleen zichtbaar voor de gebruiker zelf, niet voor alle gebruikers.
Hoe personaliseer ik een web pagina?
1. Navigeer naar de web pagina die gepersonaliseerd nmoet worden
2. Klik het “Welkom” menu aan (waarbij de eigen gebruikersnaam is
3. Klik het "Deze pagina aanpassen" menu aan
4. Pas de gepersonaliseerde pagina aan
5. Klik het menu Pagina | Opslaan en stoppen met bewerken aan
Opmerking: de knop "Gedeelde weergave weergeven", laat de gedeelde weergave weer zien.
Hoe maak ik personalisatie van een gepersonaliseerde pagina ongedaan?
De gepersonaliseerde weergave van een webpagina verwijderen gebeurt in de volgende stappen:
1. Navigeer naar de web pagina die gepersonaliseerd nmoet worden
2. Klik het “Welkom” menu aan (waarbij de eigen gebruikersnaam is;
3. Klik het "Pagina-inhoud herstellen" menu aan
4. De pagina is nu weer uitsluitend zichtbaar in de gedeelde weergave
Tips en valkuilen
- Om persoonlijke weergaven te kunnen gebruiken, zal deze optie moeten worden aangezet in de Central Administration.
- Als de betreffende web pagina is uitgechecked, zal het "Deze pagina aanpassen" menu wellicht niet zichtbaar zijn.
- Als webonderdelen niet te verplaatsen zijn in de persoonlijke weergave, probeer dan:
. Te controleren of web onderdelen gesloten en verborgen mogen worden door naar de eigenschappen te kijken van deze webonderdelen
. Te controleren (middels SharePoint Designer) of de zones in de web pagina personalisatie toestaan
Hoe personaliseer ik een web pagina?
1. Navigeer naar de web pagina die gepersonaliseerd nmoet worden
2. Klik het “Welkom
3. Klik het "Deze pagina aanpassen" menu aan
4. Pas de gepersonaliseerde pagina aan
5. Klik het menu Pagina | Opslaan en stoppen met bewerken aan
Opmerking: de knop "Gedeelde weergave weergeven", laat de gedeelde weergave weer zien.
Hoe maak ik personalisatie van een gepersonaliseerde pagina ongedaan?
De gepersonaliseerde weergave van een webpagina verwijderen gebeurt in de volgende stappen:
1. Navigeer naar de web pagina die gepersonaliseerd nmoet worden
2. Klik het “Welkom
3. Klik het "Pagina-inhoud herstellen" menu aan
4. De pagina is nu weer uitsluitend zichtbaar in de gedeelde weergave
Tips en valkuilen
- Om persoonlijke weergaven te kunnen gebruiken, zal deze optie moeten worden aangezet in de Central Administration.
- Als de betreffende web pagina is uitgechecked, zal het "Deze pagina aanpassen" menu wellicht niet zichtbaar zijn.
- Als webonderdelen niet te verplaatsen zijn in de persoonlijke weergave, probeer dan:
. Te controleren of web onderdelen gesloten en verborgen mogen worden door naar de eigenschappen te kijken van deze webonderdelen
. Te controleren (middels SharePoint Designer) of de zones in de web pagina personalisatie toestaan
zaterdag 19 februari 2011
JavaScript in Inhoudseditor webonderdelen: eenvoudige uitbreidingen op webpagina's
JavaScript kan, gebruikt in Inhoudseditor webonderdelen, eenvoudige uitbreidingen op webpagina's mogelijk maken.
Te denken valt aan:
Gebruik van plaatjes in lijsten: hiertoe worden kolomwaarden door JavaScript omgezet in HTML IMG tags;
Genereren van eenvoudige Ajax webonderdelen die aangestuurd worden door informatie op een web pagina.
Voor - en nadelen:
Voordelen van dergelijke webonderdelen zijn:
Eenvoudig te maken, zonder gebruik te maken van software als SharePoint Designer, waarmee de eindgebruiker wellicht te veel kan;
Geen serverside code dus geen extra belasting voor de server(s).
Nadelen zijn:
Afhankelijkheden met browser(versies), opzet van de HTML user interface, migraties (b.v. SharePoint versies);
Kans op onnodig ingewikkelde JavaScripts.
Kortom: gebruik deze techniek voor eenvoudige uitbreidingen.
Een voorbeeld uitgewerkt: een illustratie in een lijst
In het onderstaande voorbeeld wordt een eenvoudig plaatje gegenereerd welke een percentage voorstelt. Dit plaatje wordt in een lijst weergegeven, op basis van twee kolommen: een waarde en een totaalwaarde.
Stappenplan:
De oplossing kan in de onderstaande stappen worden gemaakt:
1. Maak een lijst met daarin drie kolommen: een waarde, een totaalwaarde en een placeholder voor de uiteindelijke illustratie;
2. Maak een plaatjesbibliotheek aan waarin de illustraties worden opgeslagen;
3. Maak een inhoudseditor webonderdeel met daarin het JavaScript dat voor het genereren van het plaatje zorgt.
1. Maak een lijst met daarin drie kolommen: een waarde, een totaalwaarde en een placeholder voor de uiteindelijke illustratie
De kolommen met de waarde en totaalwaarde worden gebruikt om de placeholder voor de uieindelijke illustratie in de lijst/bibliotheek te genereren. Zie Berekeningen in SharePoint: berekende velden voor uitgebreidere uitleg over berekende velden. De inhoud van het berekende veld moet heel goed herkenbaar zijn in de HTML code (gebruik bijvoorbeeld de tekens ~ of @) in de webpagina zodat het Ajax web onderdeel de veldwaarden eenvoudig kan omzetten in andere HTML code, namelijk weergave van de illustratie, bijvoorbeeld:
De formule heeft de volgende vorm (waarin Status de berekening is):
Maak eventueel een weergave waarin de relevante velden worden opgenomen.
Let op: het berekende veld moet dus altijd onderdeel uitmaken van de weergave.
2. Maak een plaatjesbibliotheek aan waarin de illustraties worden opgeslagen
De URL naar de opgeslagen illustraties worden in de Ajax code van het webonderdeel gebruikt.
3. Maak een inhoudseditor webonderdeel met daarin het JavaScript dat voor het genereren van het plaatje zorgt
Onderstaande code is een voorbeeld waarin kolomwaarden in drie verschillende illustraties wordt overgezet.
"+htmlToRender+"
";
var theTBODYTDs = wrapDiv.getElementsByTagName("TD"); var j=0; var TDContent = " ";
while (j < tdcontent =" theTBODYTDs[j].innerText">") >= 0)) {
theTBODYTDs[j].innerHTML = TDContent;
}
}
catch(err){}
j=j+1;
}
tbody.parentNode.replaceChild(wrapDiv.firstChild.firstChild,tbody);
}
[/script]
Let op:
- Het Inhoudseditor web onderdeel moet onder de lijst/bibliotheek met plaatjes staan. Anders worden de waarden in de berekende kolom niet vervangen door de bijbehorende plaatjes
- Vergeet niet het JavaScript webonderdeel te verbergen (zie de instellingen van het betreffende webonderdeel).
Tips en valkuilen:
- Houd rekening met de verschillende browsers die JavaScript ondersteunen; wat in de ene browser werkt, hoeft niet perse in de andere browser te werken.
- Houd rekening met migraties, b.v. naar een volgende versie van SharePoint of een wijziging van de structuur of user interface. De JavaScript functionaliteit is afhankelijk van de opbouw van de (DOM) structuur van de webpagina waarin het script draait. Wijzigt deze pagina, dan kan het JavaScript niet meer functioneren.
- Houd rekening met de volgorde waarin de webpagina wordt opgebouwd en dus het moment waarop de zich daarin bevindende JavaScipt wordt uitgevoerd. Stel: een JavaScript wordt uitgevoerd voordat een webonderdeel waaruit gelezen wordt, wordt geplaatst, dan kan het zijn dat het JavaScript niet functioneert.
Vermijd afhankelijkheden met de webpagina en/of de website in het JavaScript. Hoe meer afhankelijkheden, hoe meer werk bij migratie of hergebruik van het webonderdeel in andere sites en op andere web pagina's.
- Vermijd langlopende JavaScripts; deze kunnen de responsetijd van de betreffende webpagina aanzienlijk verhogen of de pagina zelfs "ophangen".
- Vermijd onnodig ingewikkelde JavaScripts, val op tijd terug op een andere oplossing, b.v. middels SharePoint Designer, Visual Studio of een oplossing van een derde partij.
- Gebruik kleine (minimale hoeveelheid schijfruimte) om het weergeven van het overzicht snel te houden.
- Gebruik duidelijke, maar niet te vele in het oog springende plaatjes. Het doel van de plaatjes moet te allen tijde worden ondersteund. Het implementeren van deze oplossing is geen doel op zich.
Te denken valt aan:
Gebruik van plaatjes in lijsten: hiertoe worden kolomwaarden door JavaScript omgezet in HTML IMG tags;
Genereren van eenvoudige Ajax webonderdelen die aangestuurd worden door informatie op een web pagina.
Voor - en nadelen:
Voordelen van dergelijke webonderdelen zijn:
Eenvoudig te maken, zonder gebruik te maken van software als SharePoint Designer, waarmee de eindgebruiker wellicht te veel kan;
Geen serverside code dus geen extra belasting voor de server(s).
Nadelen zijn:
Afhankelijkheden met browser(versies), opzet van de HTML user interface, migraties (b.v. SharePoint versies);
Kans op onnodig ingewikkelde JavaScripts.
Kortom: gebruik deze techniek voor eenvoudige uitbreidingen.
Een voorbeeld uitgewerkt: een illustratie in een lijst
In het onderstaande voorbeeld wordt een eenvoudig plaatje gegenereerd welke een percentage voorstelt. Dit plaatje wordt in een lijst weergegeven, op basis van twee kolommen: een waarde en een totaalwaarde.
Stappenplan:
De oplossing kan in de onderstaande stappen worden gemaakt:
1. Maak een lijst met daarin drie kolommen: een waarde, een totaalwaarde en een placeholder voor de uiteindelijke illustratie;
2. Maak een plaatjesbibliotheek aan waarin de illustraties worden opgeslagen;
3. Maak een inhoudseditor webonderdeel met daarin het JavaScript dat voor het genereren van het plaatje zorgt.
1. Maak een lijst met daarin drie kolommen: een waarde, een totaalwaarde en een placeholder voor de uiteindelijke illustratie
De kolommen met de waarde en totaalwaarde worden gebruikt om de placeholder voor de uieindelijke illustratie in de lijst/bibliotheek te genereren. Zie Berekeningen in SharePoint: berekende velden voor uitgebreidere uitleg over berekende velden. De inhoud van het berekende veld moet heel goed herkenbaar zijn in de HTML code (gebruik bijvoorbeeld de tekens ~ of @) in de webpagina zodat het Ajax web onderdeel de veldwaarden eenvoudig kan omzetten in andere HTML code, namelijk weergave van de illustratie, bijvoorbeeld:
[img border="0" src="http://www.blogger.com/mijnplaatjesbibliotheek/groenelamp.jpg" width="25" /]
De formule heeft de volgende vorm (waarin Status de berekening is):
= "@" & Status & "~"
Maak eventueel een weergave waarin de relevante velden worden opgenomen.
Let op: het berekende veld moet dus altijd onderdeel uitmaken van de weergave.
2. Maak een plaatjesbibliotheek aan waarin de illustraties worden opgeslagen
De URL naar de opgeslagen illustraties worden in de Ajax code van het webonderdeel gebruikt.
3. Maak een inhoudseditor webonderdeel met daarin het JavaScript dat voor het genereren van het plaatje zorgt
Onderstaande code is een voorbeeld waarin kolomwaarden in drie verschillende illustraties wordt overgezet.
[script type="text/javascript"]
// ="@"&Status&"~"
var theTDs = document.getElementsByTagName("TD");
var i=0;
var TDContent = "";
while (i < theTDs.length -1 ) {
switch (theTDs[i].innerHTML) {
case "@Niet beschikbaar~":
theTDs[i].innerHTML = "[img border="0" src="http://www.blogger.com/mijnplaatjesbibliotheek/rodelamp.jpg" width="25" /]";
break;
case "@Beperkt beschikbaar~":
theTDs[i].innerHTML = "[img border="0" src="http://www.blogger.com/mijnplaatjesbibliotheek/gelelamp.jpg" width="25" /]";
break;
case "@Beschikbaar~":
theTDs[i].innerHTML = "[img border="0" src="http://www.blogger.com/mijnplaatjesbibliotheek/groenelamp.jpg" width="25" /]";
break;
default:
theTDs[i].innerHTML = "UNKNOWN";
}
}
}
i = i + 1;
}
// ExpGroupRenderData vervangt SharePoint ivm collapsed groupings
function ExpGroupRenderData(htmlToRender, groupName, isLoaded) {
var tbody=document.getElementById("tbod"+groupName+"_");
var wrapDiv=document.createElement("DIV");
wrapDiv.innerHTML="
var theTBODYTDs = wrapDiv.getElementsByTagName("TD"); var j=0; var TDContent = " ";
while (j < tdcontent =" theTBODYTDs[j].innerText">") >= 0)) {
theTBODYTDs[j].innerHTML = TDContent;
}
}
catch(err){}
j=j+1;
}
tbody.parentNode.replaceChild(wrapDiv.firstChild.firstChild,tbody);
}
[/script]
Let op:
- Het Inhoudseditor web onderdeel moet onder de lijst/bibliotheek met plaatjes staan. Anders worden de waarden in de berekende kolom niet vervangen door de bijbehorende plaatjes
- Vergeet niet het JavaScript webonderdeel te verbergen (zie de instellingen van het betreffende webonderdeel).
Tips en valkuilen:
- Houd rekening met de verschillende browsers die JavaScript ondersteunen; wat in de ene browser werkt, hoeft niet perse in de andere browser te werken.
- Houd rekening met migraties, b.v. naar een volgende versie van SharePoint of een wijziging van de structuur of user interface. De JavaScript functionaliteit is afhankelijk van de opbouw van de (DOM) structuur van de webpagina waarin het script draait. Wijzigt deze pagina, dan kan het JavaScript niet meer functioneren.
- Houd rekening met de volgorde waarin de webpagina wordt opgebouwd en dus het moment waarop de zich daarin bevindende JavaScipt wordt uitgevoerd. Stel: een JavaScript wordt uitgevoerd voordat een webonderdeel waaruit gelezen wordt, wordt geplaatst, dan kan het zijn dat het JavaScript niet functioneert.
Vermijd afhankelijkheden met de webpagina en/of de website in het JavaScript. Hoe meer afhankelijkheden, hoe meer werk bij migratie of hergebruik van het webonderdeel in andere sites en op andere web pagina's.
- Vermijd langlopende JavaScripts; deze kunnen de responsetijd van de betreffende webpagina aanzienlijk verhogen of de pagina zelfs "ophangen".
- Vermijd onnodig ingewikkelde JavaScripts, val op tijd terug op een andere oplossing, b.v. middels SharePoint Designer, Visual Studio of een oplossing van een derde partij.
- Gebruik kleine (minimale hoeveelheid schijfruimte) om het weergeven van het overzicht snel te houden.
- Gebruik duidelijke, maar niet te vele in het oog springende plaatjes. Het doel van de plaatjes moet te allen tijde worden ondersteund. Het implementeren van deze oplossing is geen doel op zich.
woensdag 16 februari 2011
Links naar nuttige sites
Microsoft:
Microsoft officiele SharePoint site
Microsoft produkt ondersteuning, o.a. voor SharePoint
Hoe begin ik met SharePoint?
Run IT on a Virtual Hard Disk – Test Drive Program
(2007) Installeren van MOSS2007
(2007) How to Create a MOSS 2007 VPC Image: The Whole 9 Yards
(2010) Installatie overzicht (Engels)
(2010) Installatie van SharePoint Server 2010, video's (Engels)
(2010) SharePoint Server 2010, aantal gratis video's (Engels)
(Engels) Part 1 – What is the SharePoint Platform
(Engels) Part 2 – What capabilities to start with
(Engels) Part 3 – How to start with the SharePoint Platform
(Engels) Part 4 – Levels of leveraging the SharePoint Platform
(Engels) Part 5 – Why use SharePoint as a Development Platform
(Engels) Part 6 – Lessons learnt from Leveraging the SharePoint Platform
(2013, Nederlands) Aan de slag met de SharePoint 2013 Preview
Zie ook: Cursus/trainingsmateriaal.
(2013, Engels) SharePoint 2013 training for IT pros
Tips en truuks
(Engels) MS Sharepoint tips
SharePoint Guidance: patterns en practices voor SharePoint 2007 en 2010
Toepassingen van SharePoint
Voorbeelden van SharePoint internet sites
(2010, Engels) Voorbeelden van out-of-the-box SharePoint site templates
Cursus/trainingsmateriaal
(2010, Engels) Training courses
(2007, 2010, Engels) Aan de slag met SharePoint 2007, 2010
(2007, 2010, Engels) Instructie video's over Microsoft technologie
(2007, 2010, Engels) SharePoint Server Virtual Labs (online SharePoint speeltuin met handson labs)
(2013, Engels) IT pro trainingsmateriaal
Beheer
Upgrading to Office SharePoint Server 2007
SharePoint-producten: Nederlandstalige gebruikersdocumentatie
(2007) Stsadm Technical Reference for SharePoint Server
(2013, Engels) IT pro trainingsmateriaal
(2007, Engels) SUSHI, krachtige (gratis) applicatie voor veelgevraagde administratieve taken binnen SharePoint (b.v. bulk taken).
Architectuur
(2010) Microsoft Wiki: SharePoint Server 2010 Overview
(2010) Microsoft Wiki: SharePoint Server 2010 Search
(2010) SharePoint Server 2010 Help and How-to
Posters en modellen
Sharepoint architectuur modellen (2010)
Software ontwikkeling op basis van SharePoint
(2007) Developing Applications for SharePoint 2007
(2010) Developing Applications for SharePoint 2010
(2010) SharePoint Guidance 2010 Hands On Lab
(2010, Engels) SharePoint 2010 development Wiki
Organisatorische en sociale aspecten rond SharePoint
Succesfactoren voor succesvolle samenwerking, met of zonder software platformen
Gebruikersgroepen
The SharePoint Users Group
SharePoint User Group UK
SharePoint User Groups in Australie
SharePoint User Groups wereldwijd
Office 365 User Group Nederland
Bloggers / experts
Wat is een MVP?
Een MVP is een Most Valuable Professional, een door Microsoft bedachte titel voor professional die waardevolle bijdragen leveren aan SharePoint gebruikers en professionals. Een overzicht van Nederlandse MVP's: Nederlandse MVP's
Microsoft SharePoint Team Blog
Alle Microsoft.nl bloggers
Andrew Connell (MVP)
Razi bin Rais (MVP)
Liam Cleary (MVP)
Serge van den Oever (MVP)
Karine Bosch (MVP)
Serge Luca (MVP)
Stéphane Eyskens (MVP)
Steven Van de Craen (MVP)
Joris Poelmans (MVP)
Jan Tielens (MVP)
Andrew Connell (MVP)
Yorick Kuijs, Infrastructure Architect
Scot Hillier
Todd Baginski's Blog, a SharePoint related blog
The blog by the Microsoft SharePoint End-User Content Team: eindgebruikers documentatie
SharePoint versies
(Engels) Differences between SharePoint 2007 and 2010
(2010) SharePoint 2010, de verschillende versies vergeleken (Engels)
(Engels) SharePoint 2010 vs 2013, functionaliteit vergeleken met links naar artikelen
Evenementen
MSDN Online Chats
Microsoft SharePoint Events
Diversen
http://sharepoint.startpagina.nl
Microsoft officiele SharePoint site
Microsoft produkt ondersteuning, o.a. voor SharePoint
Hoe begin ik met SharePoint?
Run IT on a Virtual Hard Disk – Test Drive Program
(2007) Installeren van MOSS2007
(2007) How to Create a MOSS 2007 VPC Image: The Whole 9 Yards
(2010) Installatie overzicht (Engels)
(2010) Installatie van SharePoint Server 2010, video's (Engels)
(2010) SharePoint Server 2010, aantal gratis video's (Engels)
(Engels) Part 1 – What is the SharePoint Platform
(Engels) Part 2 – What capabilities to start with
(Engels) Part 3 – How to start with the SharePoint Platform
(Engels) Part 4 – Levels of leveraging the SharePoint Platform
(Engels) Part 5 – Why use SharePoint as a Development Platform
(Engels) Part 6 – Lessons learnt from Leveraging the SharePoint Platform
(2013, Nederlands) Aan de slag met de SharePoint 2013 Preview
Zie ook: Cursus/trainingsmateriaal.
(2013, Engels) SharePoint 2013 training for IT pros
Tips en truuks
(Engels) MS Sharepoint tips
SharePoint Guidance: patterns en practices voor SharePoint 2007 en 2010
Toepassingen van SharePoint
Voorbeelden van SharePoint internet sites
(2010, Engels) Voorbeelden van out-of-the-box SharePoint site templates
Cursus/trainingsmateriaal
(2010, Engels) Training courses
(2007, 2010, Engels) Aan de slag met SharePoint 2007, 2010
(2007, 2010, Engels) Instructie video's over Microsoft technologie
(2007, 2010, Engels) SharePoint Server Virtual Labs (online SharePoint speeltuin met handson labs)
(2013, Engels) IT pro trainingsmateriaal
Beheer
Upgrading to Office SharePoint Server 2007
SharePoint-producten: Nederlandstalige gebruikersdocumentatie
(2007) Stsadm Technical Reference for SharePoint Server
(2013, Engels) IT pro trainingsmateriaal
(2007, Engels) SUSHI, krachtige (gratis) applicatie voor veelgevraagde administratieve taken binnen SharePoint (b.v. bulk taken).
Architectuur
(2010) Microsoft Wiki: SharePoint Server 2010 Overview
(2010) Microsoft Wiki: SharePoint Server 2010 Search
(2010) SharePoint Server 2010 Help and How-to
Posters en modellen
Sharepoint architectuur modellen (2010)
Software ontwikkeling op basis van SharePoint
(2007) Developing Applications for SharePoint 2007
(2010) Developing Applications for SharePoint 2010
(2010) SharePoint Guidance 2010 Hands On Lab
(2010, Engels) SharePoint 2010 development Wiki
Organisatorische en sociale aspecten rond SharePoint
Succesfactoren voor succesvolle samenwerking, met of zonder software platformen
Gebruikersgroepen
The SharePoint Users Group
SharePoint User Group UK
SharePoint User Groups in Australie
SharePoint User Groups wereldwijd
Office 365 User Group Nederland
Bloggers / experts
Wat is een MVP?
Een MVP is een Most Valuable Professional, een door Microsoft bedachte titel voor professional die waardevolle bijdragen leveren aan SharePoint gebruikers en professionals. Een overzicht van Nederlandse MVP's: Nederlandse MVP's
Microsoft SharePoint Team Blog
Alle Microsoft.nl bloggers
Andrew Connell (MVP)
Razi bin Rais (MVP)
Liam Cleary (MVP)
Serge van den Oever (MVP)
Karine Bosch (MVP)
Serge Luca (MVP)
Stéphane Eyskens (MVP)
Steven Van de Craen (MVP)
Joris Poelmans (MVP)
Jan Tielens (MVP)
Andrew Connell (MVP)
Yorick Kuijs, Infrastructure Architect
Scot Hillier
Todd Baginski's Blog, a SharePoint related blog
The blog by the Microsoft SharePoint End-User Content Team: eindgebruikers documentatie
SharePoint versies
(Engels) Differences between SharePoint 2007 and 2010
(2010) SharePoint 2010, de verschillende versies vergeleken (Engels)
(Engels) SharePoint 2010 vs 2013, functionaliteit vergeleken met links naar artikelen
Evenementen
MSDN Online Chats
Microsoft SharePoint Events
Diversen
http://sharepoint.startpagina.nl
Kalender: laten zien van toekomstige afspraken
Agenda items die in de toekomst liggen zijn kunnen in een Sharepoint weergave worden weergegeven door de volgende stappen uit te voeren:
- Maak een extra kolom aan als een berekend veld (laten we dit veld "Datum1" noemen) waarin de waarde van de begintijd van een agenda item wordt gekopieerd
- Maak een weergave aan waarin op dit berekende veld, Datum1, wordt gefilterd zodat alleen de waarden groter dan [Vandaag] (of [Today] in de Engelse versies) worden weergegeven.
donderdag 3 februari 2011
Metadata: belang, inleiding en hoe ermee om te gaan
Wanneer binnen een organisatie al gebruik wordt gemaakt van een echt Document Management System, zullen de eindgebruikers al gewend zijn aan het gebruik van meta gegevens. Anders is het wanneer een organisatie gewend is aan documenten op te slaan op een gezamenlijke fileserver. Gebruikers zullen in het laatste geval weleens geconfronteerd zijn met "Document eigenschappen" (Document Properties) binnen Office documenten, en wellicht zijn deze document properties gevuld en gebruikt om binnen het betreffende document velden van waarde te voorzien.
Het belang van metagegevens gaat echter veel verder dan het vullen van documentvelden, en dat heeft alles temaken met vindbaarheid van documenten. Vindbaarheid van documenten is namelijk heel belangrijk en wordt binnen organisaties steeds lastiger.
Wat is namelijk het geval?
De "hoop" documenten die organisaties produceren wordt namelijk in en steeds groter tempo groter. Daarbij veranderen organisaties steeds sneller, denk hierbij aan fusies, splitsingen, interne reorganisaties, maar ook aan personeelswisselingen, projecten en programma's (de laatsten zijn tijdelijke organisaties). Iedere organisatorische verandering laat zijn sporen (lees: documenten en documentatie standaarden) achter. En de juiste versies van (vooral oudere) documenten vinden, gebruiken, aanpassen en uiteindelijk weggooien, wordt dan ook steeds lastiger. Gebruikers willen hun werk gedaan krijgen en in dat streven wordt het hogere belang van vindbaarheid van documenten voor de organisatie in zijn geheel nog weleens uit het oog verloren.
Een paar voorbeelden:
- Een kopie van een document met oude metadata gebruiken in plaats van een officieel sjabloon met nieuwe metadata;
- Mappen met oude documenten niet verwijderen omdat onzeker is of de documenten nog in gebruik zijn;
- Geen afspraken maken over documenteren (sjablonen, mappenstructuren, et cetera), maar het wiel in ieder project, afdeling, et cetera, opnieuw uitvinden.
Naast deze toenemende "hoop" documenten worden de eisen die gesteld worden aan de kwaliteit van de informatie, en aan de werkzaamheden die met ondersteuning van deze documenten gedaan moeten worden, steeds hoger. Denk hierbij aan toenemende ambities en dynamiek van organisaties, maar ook van de toenemende hoeveelheid en zwaarte van richtlijnen en standaarden (compliancy).
Bovengenoemde ontwikkelingen zorgen voor een toenemende eis om documenten doeltreffend (juiste versie van het juiste document) en doelmatig (zo min mogelijk zoekstappen) terug te vinden.
Zoekstrategieen
Grofweg kunnen de volgende zoekstrategieen naar documenten worden onderscheiden:
Zoeken via een vaste structuur: documenten zijn opgeslagen in een vaste, van te voren afgesproken, structuur (b.v. mappenstructuur op een fileserver);
Zoeken van woorden de gehele tekst van documenten (zogenaamde Free Text Search of Full Text Search, b.v. "HansR" in de gehele tekst van artikelen);
Zoeken op basis van metagegevens: zoeken van documenten door te zoeken op waarden van metadata velden (b.v. auteur = "HansR on the Web".
Zoeken via een vaste structuur
Hiervoor zijn goede afspraken nodig om de structuur op te zetten, te onderhouden en te gebruiken. Wanneer een vaste structuur wordt gebruik voor bijvoorbeeld projecten, met vaste mappen voor plannen, dan zullen eindgebruikers de juiste documenten relatief gemakkelijk terug kunnen vinden. Wanneer geen duidelijke en/of gedragen afspraken zijn gemaakt voor het gebruik van een dergelijke structuur, of als de structuur niet gebruiksvriendelijk (lees: te diep, groot, dynamisch, inconsequent opgebouwd) genoeg is, zal een vaste structuur er niet voor zorgen dat documenten doeltreffend en doelmatig gevonden kunnen worden.
Zie Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken? voor meer informatie over het gebruik van mappen binnen SharePoint.
Free Text Search of Full Text Search
Bij deze vorm van zoeken wordt naar zoektermen gezocht in de gehele documenten. Hierbij wordt geen rekening gehouden met context (wat is de betekenis van een woord in een zin), taal, synomiemen, homoniemen, et cetera. Deze vorm van zoeken levert
vaak (veel) meer irrelevante documenten op dan gewenst en vormt daarom vaak een ondoelmatige manier van vinden.
Zie Wikipedia: Free Text Search voor meer informatie.
Zoeken op basis van metagegevens
Dit is de meest doelmatige en doeltreffende vorm van zoeken. Bij deze vorm van zoeken wordt gezocht op waarden van metadata velden, waarbij duidelijk is wat ieder veld betekent en welke waarden het mag bevatten. Hierbij zal ieder document moeten worden voorzien van een goede omschrijving, in de vorm van een aantal metadata velden: de metadata set (b.v. Auteur, Titel, DatumUitgifte, Status).
Zie ook: Wikipedia: Metadata.
Op basis van een goede set meta gegevens kunnen zoekstructuren gegenereerd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een boomstructuur van documenten, eerst gegroepeerd op auteur, daarna op datum, daarna op titel.
In SharePoint (2007, 2010) worden metadatasets "ContentTypes" genoemd. Binnen SharePoint zijn een aantal ContentTypes gegeven (b.v. Dublin Core, zie: Wikipedia: Dublin Core), welke aangevuld kunnen worden met eigen ContentTypes.
In SharePoint 2010 kunnen, op organisatieniveau, taxonomieen worden gedefinieerd die als basis kunnen dienen voor keuzevelden.
Uitdagingen in het gebruik van metadata velden (sets) zijn:
- Goede afspraken gemaakt moeten worden over welke metadatavelden (set) nodig is om een bepaald document voldoende te beschrijven;
- Metadata velden vaak handmatig moeten worden toegevoegd aan documenten. Soms kan dit echter automatisch (b.v. het aantal pagina's in een document) gebeuren.
Conclusie tot nu toe: metadatering is van groot belang voor het doeltreffend en doelmatig kunnen terugvinden van documenten, maar kent een aantal uitdagingen.
Bovenstaande uitdagingen zijn reeel, er zal actief en continu over nagedacht moeten worden om documenten vindbaar te maken en te houden.
Hieronder een aantal tips en valkuilen:
Vaststellen van metadatasets is een kwestie van afspraken maken. Wanneer een organisatie al standaarden op dit gebied heeft is het verstandig hier al gebruik van te maken. Wanneer sprake is van meerdere standaarden of geen standaarden is het van belang te beginnen met een gedragen, praktische, minimale set van metadata velden. Een simpel voorbeeld van het voordeel van een gedragen set: gebruik van een vaste lijst met organisatie onderdelen voor bijvoorbeeld een metadata veld dat beschrijft in welk onderdeel een document is gemaakt. Een ander voorbeeld: de documentstatus (draft, concept, final).
Na vaststellen van een metadataset zal deze ook onderhouden moeten worden. Lijsten met veldwaarden zijn zelden hetzelfde tot in de eeuwigheid. In het bovenstaande voorbeeld zal een lijst met organisatieonderdelen na reorganisatie aan verandering onderhevig zijn. Zaak is dus het onderhoud van bijvoorbeeld dergelijke lijsten goed te beleggen: in goed overleg aanpassen en deze lijsten zo gemakkelijk mogelijk herbruikbaar te maken. Let hierbij ook op de gevolgen van deze veranderingen in bestaande documenten, de gevolgen voor (lopende) werkstromen (worden deze beinvloed door wijzigende metagegevens?) en communicatie over de veranderingen aan de eindgebruikers.
Zie hiervoor ook bijvoorbeeld de praktische tips in: Keuzelijsten in metadata velden.
Metadateren kost minimaal "extra werk", maar kan ook een cultuurverandering zijn binnen een organisatie
Het rucksichtlos "dumpen" van bestanden en folders vanaf de fileserver in SharePoint bibliotheken, zonder metadatering, is onverstandig. Niet alleen is het voor eindgebruikers in SharePoint lastiger te navigeren in een een bibliotheek dan in de vertrouwde filemappen structuur, de kracht van SharePoint zit 'm erin dat door gebruik te maken van metadata velden, meerdere weergaven op dezelfde documenten mogelijk is. Hierdoor kan de eindgebruiker sneller de documenten "uitfilteren" die hij nodig heeft. Daarnaast kunnen goed gemetadateerde documenten doeltreffender en doelmatiger via de SharePoint zoekmachine teruggevonden worden.
Zie Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken? voor meer informatie over het gebruik van mappen binnen SharePoint.
Metadateren kost echter extra moeite, die de eindgebruiker wellicht niet gewend is te besteden of niet wil besteden. Van belang is dus daaraan belang te hechten (organisatie breed belang), hiervoor tijd voor te reserveren en dit in te bedden in de vaste handelingen hoe met documenten wordt omgegaan (b.v. in de vorm van werkinstructies, training). Dat laatste is van het grootste belang: toevoegen van kwaliteit moet onderdeel zijn van het dagelijks werk.
Wat betreft deze kwaliteit en de training die daarbij hoort is het ook van belang te realiseren dat het het metadateren van documenten een zekere mate van interpretatie kent: wanneer is een document draft en wanneer een concept? Van welke trefwoorden zou een artikel voorzien moeten worden?
Conclusie: metadateren is van groot belang, maar kost wellicht meer moeite dan gedacht. Deze moeite kan gezien worden als investering in een betere vindbaarheid van documenten en een betere samenwerking (en hieruit volgende standaardisatie) op het gebied van Document Management. En dat laatste wordt, gezien de toenemende aandacht aan compliancy, de komende jaren steeds belangrijker.
Meer lezen?
De onderstaande links verwijzen naar aanvullende en gerelateerde onderwerpen.
Content Types en kolommen in Site Collecties en Subsites: hoe werkt het, en valkuilen, tips en truuks
Keuzelijsten in metadata velden: keuzelijsten, externe lijsten of standaard lijsten?
Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken?
Het belang van metagegevens gaat echter veel verder dan het vullen van documentvelden, en dat heeft alles temaken met vindbaarheid van documenten. Vindbaarheid van documenten is namelijk heel belangrijk en wordt binnen organisaties steeds lastiger.
Wat is namelijk het geval?
De "hoop" documenten die organisaties produceren wordt namelijk in en steeds groter tempo groter. Daarbij veranderen organisaties steeds sneller, denk hierbij aan fusies, splitsingen, interne reorganisaties, maar ook aan personeelswisselingen, projecten en programma's (de laatsten zijn tijdelijke organisaties). Iedere organisatorische verandering laat zijn sporen (lees: documenten en documentatie standaarden) achter. En de juiste versies van (vooral oudere) documenten vinden, gebruiken, aanpassen en uiteindelijk weggooien, wordt dan ook steeds lastiger. Gebruikers willen hun werk gedaan krijgen en in dat streven wordt het hogere belang van vindbaarheid van documenten voor de organisatie in zijn geheel nog weleens uit het oog verloren.
Een paar voorbeelden:
- Een kopie van een document met oude metadata gebruiken in plaats van een officieel sjabloon met nieuwe metadata;
- Mappen met oude documenten niet verwijderen omdat onzeker is of de documenten nog in gebruik zijn;
- Geen afspraken maken over documenteren (sjablonen, mappenstructuren, et cetera), maar het wiel in ieder project, afdeling, et cetera, opnieuw uitvinden.
Naast deze toenemende "hoop" documenten worden de eisen die gesteld worden aan de kwaliteit van de informatie, en aan de werkzaamheden die met ondersteuning van deze documenten gedaan moeten worden, steeds hoger. Denk hierbij aan toenemende ambities en dynamiek van organisaties, maar ook van de toenemende hoeveelheid en zwaarte van richtlijnen en standaarden (compliancy).
Bovengenoemde ontwikkelingen zorgen voor een toenemende eis om documenten doeltreffend (juiste versie van het juiste document) en doelmatig (zo min mogelijk zoekstappen) terug te vinden.
Zoekstrategieen
Grofweg kunnen de volgende zoekstrategieen naar documenten worden onderscheiden:
Zoeken via een vaste structuur: documenten zijn opgeslagen in een vaste, van te voren afgesproken, structuur (b.v. mappenstructuur op een fileserver);
Zoeken van woorden de gehele tekst van documenten (zogenaamde Free Text Search of Full Text Search, b.v. "HansR" in de gehele tekst van artikelen);
Zoeken op basis van metagegevens: zoeken van documenten door te zoeken op waarden van metadata velden (b.v. auteur = "HansR on the Web".
Zoeken via een vaste structuur
Hiervoor zijn goede afspraken nodig om de structuur op te zetten, te onderhouden en te gebruiken. Wanneer een vaste structuur wordt gebruik voor bijvoorbeeld projecten, met vaste mappen voor plannen, dan zullen eindgebruikers de juiste documenten relatief gemakkelijk terug kunnen vinden. Wanneer geen duidelijke en/of gedragen afspraken zijn gemaakt voor het gebruik van een dergelijke structuur, of als de structuur niet gebruiksvriendelijk (lees: te diep, groot, dynamisch, inconsequent opgebouwd) genoeg is, zal een vaste structuur er niet voor zorgen dat documenten doeltreffend en doelmatig gevonden kunnen worden.
Zie Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken? voor meer informatie over het gebruik van mappen binnen SharePoint.
Free Text Search of Full Text Search
Bij deze vorm van zoeken wordt naar zoektermen gezocht in de gehele documenten. Hierbij wordt geen rekening gehouden met context (wat is de betekenis van een woord in een zin), taal, synomiemen, homoniemen, et cetera. Deze vorm van zoeken levert
vaak (veel) meer irrelevante documenten op dan gewenst en vormt daarom vaak een ondoelmatige manier van vinden.
Zie Wikipedia: Free Text Search voor meer informatie.
Zoeken op basis van metagegevens
Dit is de meest doelmatige en doeltreffende vorm van zoeken. Bij deze vorm van zoeken wordt gezocht op waarden van metadata velden, waarbij duidelijk is wat ieder veld betekent en welke waarden het mag bevatten. Hierbij zal ieder document moeten worden voorzien van een goede omschrijving, in de vorm van een aantal metadata velden: de metadata set (b.v. Auteur, Titel, DatumUitgifte, Status).
Zie ook: Wikipedia: Metadata.
Op basis van een goede set meta gegevens kunnen zoekstructuren gegenereerd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een boomstructuur van documenten, eerst gegroepeerd op auteur, daarna op datum, daarna op titel.
In SharePoint (2007, 2010) worden metadatasets "ContentTypes" genoemd. Binnen SharePoint zijn een aantal ContentTypes gegeven (b.v. Dublin Core, zie: Wikipedia: Dublin Core), welke aangevuld kunnen worden met eigen ContentTypes.
In SharePoint 2010 kunnen, op organisatieniveau, taxonomieen worden gedefinieerd die als basis kunnen dienen voor keuzevelden.
Uitdagingen in het gebruik van metadata velden (sets) zijn:
- Goede afspraken gemaakt moeten worden over welke metadatavelden (set) nodig is om een bepaald document voldoende te beschrijven;
- Metadata velden vaak handmatig moeten worden toegevoegd aan documenten. Soms kan dit echter automatisch (b.v. het aantal pagina's in een document) gebeuren.
Conclusie tot nu toe: metadatering is van groot belang voor het doeltreffend en doelmatig kunnen terugvinden van documenten, maar kent een aantal uitdagingen.
Bovenstaande uitdagingen zijn reeel, er zal actief en continu over nagedacht moeten worden om documenten vindbaar te maken en te houden.
Hieronder een aantal tips en valkuilen:
Vaststellen van metadatasets is een kwestie van afspraken maken. Wanneer een organisatie al standaarden op dit gebied heeft is het verstandig hier al gebruik van te maken. Wanneer sprake is van meerdere standaarden of geen standaarden is het van belang te beginnen met een gedragen, praktische, minimale set van metadata velden. Een simpel voorbeeld van het voordeel van een gedragen set: gebruik van een vaste lijst met organisatie onderdelen voor bijvoorbeeld een metadata veld dat beschrijft in welk onderdeel een document is gemaakt. Een ander voorbeeld: de documentstatus (draft, concept, final).
Na vaststellen van een metadataset zal deze ook onderhouden moeten worden. Lijsten met veldwaarden zijn zelden hetzelfde tot in de eeuwigheid. In het bovenstaande voorbeeld zal een lijst met organisatieonderdelen na reorganisatie aan verandering onderhevig zijn. Zaak is dus het onderhoud van bijvoorbeeld dergelijke lijsten goed te beleggen: in goed overleg aanpassen en deze lijsten zo gemakkelijk mogelijk herbruikbaar te maken. Let hierbij ook op de gevolgen van deze veranderingen in bestaande documenten, de gevolgen voor (lopende) werkstromen (worden deze beinvloed door wijzigende metagegevens?) en communicatie over de veranderingen aan de eindgebruikers.
Zie hiervoor ook bijvoorbeeld de praktische tips in: Keuzelijsten in metadata velden.
Metadateren kost minimaal "extra werk", maar kan ook een cultuurverandering zijn binnen een organisatie
Het rucksichtlos "dumpen" van bestanden en folders vanaf de fileserver in SharePoint bibliotheken, zonder metadatering, is onverstandig. Niet alleen is het voor eindgebruikers in SharePoint lastiger te navigeren in een een bibliotheek dan in de vertrouwde filemappen structuur, de kracht van SharePoint zit 'm erin dat door gebruik te maken van metadata velden, meerdere weergaven op dezelfde documenten mogelijk is. Hierdoor kan de eindgebruiker sneller de documenten "uitfilteren" die hij nodig heeft. Daarnaast kunnen goed gemetadateerde documenten doeltreffender en doelmatiger via de SharePoint zoekmachine teruggevonden worden.
Zie Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken? voor meer informatie over het gebruik van mappen binnen SharePoint.
Metadateren kost echter extra moeite, die de eindgebruiker wellicht niet gewend is te besteden of niet wil besteden. Van belang is dus daaraan belang te hechten (organisatie breed belang), hiervoor tijd voor te reserveren en dit in te bedden in de vaste handelingen hoe met documenten wordt omgegaan (b.v. in de vorm van werkinstructies, training). Dat laatste is van het grootste belang: toevoegen van kwaliteit moet onderdeel zijn van het dagelijks werk.
Wat betreft deze kwaliteit en de training die daarbij hoort is het ook van belang te realiseren dat het het metadateren van documenten een zekere mate van interpretatie kent: wanneer is een document draft en wanneer een concept? Van welke trefwoorden zou een artikel voorzien moeten worden?
Conclusie: metadateren is van groot belang, maar kost wellicht meer moeite dan gedacht. Deze moeite kan gezien worden als investering in een betere vindbaarheid van documenten en een betere samenwerking (en hieruit volgende standaardisatie) op het gebied van Document Management. En dat laatste wordt, gezien de toenemende aandacht aan compliancy, de komende jaren steeds belangrijker.
Meer lezen?
De onderstaande links verwijzen naar aanvullende en gerelateerde onderwerpen.
Content Types en kolommen in Site Collecties en Subsites: hoe werkt het, en valkuilen, tips en truuks
Keuzelijsten in metadata velden: keuzelijsten, externe lijsten of standaard lijsten?
Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken?
Hoe hou ik mijzelf en mijn publiek op de hoogte van nieuwe en gewijzigde informatie?
SharePoint gebruikers kunnen op allerlei manieren op de hoogte worden gesteld en gehouden van nieuwe informatie die in Sharepoint wordt ondergebracht.
Waarvan op de hoogte?
Gebruikers kunnen op de hoogte worden gesteld en gehouden van nieuwe en gewijzigde documenten in bibliotheken en lijstitems in lijsten. Daarnaast kunnen gebruikers zich op de hoogte laten houden van zoekresultaten door zoekopdrachten vast te laten leggen.
Hoe kan ik op de hoogte worden gehouden?
SharePoint biedt hiervoor de volgende mogelijkheden:
- Alert mails;
- RSS feeds;
- Content Query Webpart (Inhouds Query Webonderdeel): middels dit webonderdeel kan informatie uit diverse lijsten en bibliotheken (uit subsites) in een site collectie geagregeerd, gefilterd, gesorteerd en volgens aangepaste layout, worden gepubliceerd in een web onderdeel;
- Audiences: middels dit concept kan inhoud in web onderdelen worden gefilterd zodat het aansluit op de wensen van van te voren ingestelde groepen (audiences, publiek).
Alert mails
Een gebruiker kan zichzelf en anderen abonneren op mails waarin toevoegingen, wijzigingen en verwijderingen worden doorgegeven. Dit kan op basis gebeuren van alle documenten/items, documenten/items die door uzelf zijn gemaakt of door uzelf voor het laatst zijn aangepast. Alert mails kunnen meteen, dagelijks (op een gegeven tijdstip) of wekelijks (op een gegeven dag op een gegeven tijdstip) worden verstuurd.
Alert mails kunnen worden gemaakt op basis van wijzigingen in/van: Document (rechter muisknop, "Waarschuw mij" menu), Map (rechter muisknop, "Waarschuw mij" menu), Lijst / Bibliotheek (Acties, "Waarschuw mij" menu), Views (weergaven op lijsten en bibliotheken) en zoekresultaten.
De laatste, zoekresultaten, stelt de gebruiker zelfs in staat om op de hoogte gehouden te worden van toekomstige site inhoud.
RSS feeds
Een gebruiker kan zichzelf abonneren op een RSS feed. Daarnaast kunnen RSS feeds worden gebruikt om in andere sites en site collecties wijzigingen te publiceren. Een RSS feed is een XML tekst die middels een stylesheet (XSL) kan worden omgezet in een opgemaakte tekst (als HTML, een stukje webpagina dus).
Middels een RSS reader (applicatie) kunnen RSS feeds eveneens zichtbar worden gemaakt. Met dergelijke applicaties kan nieuws van meerdere (RSS) nieuwsbronnen gevolgd worden.
MS-Outlook (versie 2007 en hoger) en Internet Explorer bieden eveneens RSS reader functionaliteit.
RSS feeds kunnen worden gemaakt op basis van wijzigingen in/van: Lijst / Bibliotheek (Acties, "Weergave RSS feed" menu), zoekresultaten.
De laatste, zoekresultaten, stelt de gebruiker zelfs in staat om op de hoogte gehouden te worden van toekomstige site inhoud.
Let op:
Om gebruik te maken van RSS functionaliteit binnen een site moet voor de betreffende site wel de RSS functionaliteit aangezet worden (Site instellingen, RSS).
Inhouds Query Webonderdeel (Content Query Webpart)
Via het Inhouds Query Webonderdeel kan inhoud uit een gehele Site Collectie in een lijst worden weergegeven. De inhoud kan worden gefilterd, gesorteerd, et cetera.
Audiences
Via de instelling "Enable Audience Targeting" (Modify List Audience Targeting Settings) bij lijsten en bibliotheken kan per item / document worden aangegeven. De betreffende lijst / bibliotheek wordt namelijk voorzien van een extra metadata kolom (Doelgroepen), waarin kan worden aangegeven voor welke doelgroepen (Global Audience, Distributie groep, SharePoint groep) het betreffende item bedoeld is.
Deze extra metadata kolom kan weer gebruikt worden in het Inhouds Query Webonderdeel, om de inhoud te filteren op doelgroep.
Tips en valkuilen
- Wees zuinig met mailen;
- Jezelf of anderen abonneren op iedere wijziging kan zeer irritant zijn;
- RSS feeds zijn erg handig; ze zijn gemakkelijk te transformeren en te publiceren, ook in b.v. RSS readers (als Outlook);
- Zoekpagina's met vantevoren ingestelde zoekopdrachten (queries) kunnen gebruikt worden om de gebruiker van een bepaald onderwerp op de hoogte te houden. Zorg echter wel dat de gebruiker te allen tijde relevante zoekresultaten te zien krijgt.
Verder lezen
- Aanpassen van alert mail sjablonen;
- Aanpassen van RSS feed sjablonen;
- Maken van zoekpagina's.
Waarvan op de hoogte?
Gebruikers kunnen op de hoogte worden gesteld en gehouden van nieuwe en gewijzigde documenten in bibliotheken en lijstitems in lijsten. Daarnaast kunnen gebruikers zich op de hoogte laten houden van zoekresultaten door zoekopdrachten vast te laten leggen.
Hoe kan ik op de hoogte worden gehouden?
SharePoint biedt hiervoor de volgende mogelijkheden:
- Alert mails;
- RSS feeds;
- Content Query Webpart (Inhouds Query Webonderdeel): middels dit webonderdeel kan informatie uit diverse lijsten en bibliotheken (uit subsites) in een site collectie geagregeerd, gefilterd, gesorteerd en volgens aangepaste layout, worden gepubliceerd in een web onderdeel;
- Audiences: middels dit concept kan inhoud in web onderdelen worden gefilterd zodat het aansluit op de wensen van van te voren ingestelde groepen (audiences, publiek).
Alert mails
Een gebruiker kan zichzelf en anderen abonneren op mails waarin toevoegingen, wijzigingen en verwijderingen worden doorgegeven. Dit kan op basis gebeuren van alle documenten/items, documenten/items die door uzelf zijn gemaakt of door uzelf voor het laatst zijn aangepast. Alert mails kunnen meteen, dagelijks (op een gegeven tijdstip) of wekelijks (op een gegeven dag op een gegeven tijdstip) worden verstuurd.
Alert mails kunnen worden gemaakt op basis van wijzigingen in/van: Document (rechter muisknop, "Waarschuw mij" menu), Map (rechter muisknop, "Waarschuw mij" menu), Lijst / Bibliotheek (Acties, "Waarschuw mij" menu), Views (weergaven op lijsten en bibliotheken) en zoekresultaten.
De laatste, zoekresultaten, stelt de gebruiker zelfs in staat om op de hoogte gehouden te worden van toekomstige site inhoud.
RSS feeds
Een gebruiker kan zichzelf abonneren op een RSS feed. Daarnaast kunnen RSS feeds worden gebruikt om in andere sites en site collecties wijzigingen te publiceren. Een RSS feed is een XML tekst die middels een stylesheet (XSL) kan worden omgezet in een opgemaakte tekst (als HTML, een stukje webpagina dus).
Middels een RSS reader (applicatie) kunnen RSS feeds eveneens zichtbar worden gemaakt. Met dergelijke applicaties kan nieuws van meerdere (RSS) nieuwsbronnen gevolgd worden.
MS-Outlook (versie 2007 en hoger) en Internet Explorer bieden eveneens RSS reader functionaliteit.
RSS feeds kunnen worden gemaakt op basis van wijzigingen in/van: Lijst / Bibliotheek (Acties, "Weergave RSS feed" menu), zoekresultaten.
De laatste, zoekresultaten, stelt de gebruiker zelfs in staat om op de hoogte gehouden te worden van toekomstige site inhoud.
Let op:
Om gebruik te maken van RSS functionaliteit binnen een site moet voor de betreffende site wel de RSS functionaliteit aangezet worden (Site instellingen, RSS).
Inhouds Query Webonderdeel (Content Query Webpart)
Via het Inhouds Query Webonderdeel kan inhoud uit een gehele Site Collectie in een lijst worden weergegeven. De inhoud kan worden gefilterd, gesorteerd, et cetera.
Audiences
Via de instelling "Enable Audience Targeting" (Modify List Audience Targeting Settings) bij lijsten en bibliotheken kan per item / document worden aangegeven. De betreffende lijst / bibliotheek wordt namelijk voorzien van een extra metadata kolom (Doelgroepen), waarin kan worden aangegeven voor welke doelgroepen (Global Audience, Distributie groep, SharePoint groep) het betreffende item bedoeld is.
Deze extra metadata kolom kan weer gebruikt worden in het Inhouds Query Webonderdeel, om de inhoud te filteren op doelgroep.
Tips en valkuilen
- Wees zuinig met mailen;
- Jezelf of anderen abonneren op iedere wijziging kan zeer irritant zijn;
- RSS feeds zijn erg handig; ze zijn gemakkelijk te transformeren en te publiceren, ook in b.v. RSS readers (als Outlook);
- Zoekpagina's met vantevoren ingestelde zoekopdrachten (queries) kunnen gebruikt worden om de gebruiker van een bepaald onderwerp op de hoogte te houden. Zorg echter wel dat de gebruiker te allen tijde relevante zoekresultaten te zien krijgt.
Verder lezen
- Aanpassen van alert mail sjablonen;
- Aanpassen van RSS feed sjablonen;
- Maken van zoekpagina's.
Een praktische inleiding op SharePoint: structuur, inrichten, beheer en gebruik
Een van de lastigste zaken aan SharePoint is het krijgen van overzicht; de mogelijkheden van SharePoint zijn talloos, en voor de beginnende gebruiker / superuser / beheerder komt dat al gauw overdonderend over.
Snel overzicht krijgen en snel de essentiele onderwerpen / concepten in het vizier krijgen is dus van belang.
Onderstaand een mini Sharepoint training die de beginnende beginnende gebruiker / superuser / beheerder op weg helpt.
Onderwerpen zijn:
1. Wat is het?
2. Hoe ziet het eruit?
- Structuur: Farm, Site Collectie, Sites
- Inhoud: Documentbiblioheken en informatielijsten
- Webpagina’s
3. Basisvaardigheden:
- Opzetten van site collecties, sites, lijsten, bibliotheken en webpagina’s
- Structuur en inhoud
- Beveiligen van sites en inhoud
- Gebruiken van websites
De training is aangevuld met eenvoudige praktijkopdrachten om een en ander in de praktijk te oefenen.
Snel overzicht krijgen en snel de essentiele onderwerpen / concepten in het vizier krijgen is dus van belang.
Onderstaand een mini Sharepoint training die de beginnende beginnende gebruiker / superuser / beheerder op weg helpt.
Onderwerpen zijn:
1. Wat is het?
2. Hoe ziet het eruit?
- Structuur: Farm, Site Collectie, Sites
- Inhoud: Documentbiblioheken en informatielijsten
- Webpagina’s
3. Basisvaardigheden:
- Opzetten van site collecties, sites, lijsten, bibliotheken en webpagina’s
- Structuur en inhoud
- Beveiligen van sites en inhoud
- Gebruiken van websites
De training is aangevuld met eenvoudige praktijkopdrachten om een en ander in de praktijk te oefenen.
Machtigingen: beschikbaar stellen en afschermen van informatie en functionaliteit
Wat zijn machtigingen en hoe werken deze?
Machtigingen zijn rechten die aan gebruikers worden gegeven om informatie in SharePoint sites te lezen en te wijzigen.
Om machtigingen goed en beheersbaar te maken, maakt SharePoint gebruik van de volgende concepten:
- SharePoint groepen: groepen SharePoint gebruikers waaraan een machtigingsniveau kan worden verleend (ook aan individuele SharePoint gebruikers kan machtigingen worden verleend).
Voorbeeld: SharePoint gebruikers in de SharePoint groep "Bezoekers" kunnen de inhoud van de site lezen.
- Machtigingsniveau's: een aantal handelingen die een SharePoint gebruiker of SharePoint groep mag uitvoeren.
Voorbeeld: het machtigingsniveau "Bijdragen" bestaat uit de handelingen "Kan weergeven", "toevoegen", "bijwerken" en "verwijderen". Vergelijk een machtigingsniveau met een toegangspasje waarmee je toegang krijgt tot slechts bepaalde ruimten.
- Handelingen: concrete handeling die op een SharePoint / Content onderdeel kan worden uitgevoerd.
Voorbeeld: Items toevoegen - Items toevoegen aan lijsten, documenten toevoegen aan documentbibliotheken en opmerkingen over webdiscussies toevoegen;
- Aanvullende beveiligingen: afschermen van inhoud tegen doorzoeken via de zoekmachine.
Laten we eerst ingaan op de structuur van een SharePoint omgeving, om te zien op welke SharePoint objecten machtigingen gegeven kunnen worden.
De structuur van een Sharepoint omgeving
Een SharePoint omgeving (Farm), bestaat uit hoofdsites (Site Collecties) en subsites (onder Site Collecties). In een site kunnen bibliotheken en lijsten worden opgeslagen om een grote diversiteit aan informatie (documenten, plaatjes, gegevens, web pagina’s, et cetera) op te slaan. Binnen lijsten en bibliotheken kan deze informatie verder worden ingedeeld in mappen en submappen.
Een typische SharePoint omgeving bestaat uit de volgende Site Collecties:
- Site Collecties voor Intranet, Internet en Extranet
- Site Collecties voor eindgebruikers: iedere gebruiker kan een eigen homepage (Site Collectie) ter beschikking krijgen
- Central Administration: Farm brede instellingen, meestal alleen door systeembeheer te gebruiken
- Shared Service Provider (meerderen per farm mogelijk): voorzieningen als zoeken (Enterprise Search), koppelingen met andere systemen (Business Data Catalog), Excel Services, etc.
Op ieder niveau van de bovengenoemde structuur: farm, site collection, site, bibliotheek / lijst, map en document / item, kunnen machtigingen worden toegekend aan een SharePoint gebruiker of SharePoint groep.
Machtigingen zijn er in twee verschillende smaken:
- Administrators;
- SharePoint gebruikers en gebruikersgroepen, waaraan machtigingsniveau's zijn toegekend.
Administrators:
Op de hoogste niveau's, de farm en de site collecties, worden Farm Administrators resp. Site Collectie Administrators (primary, secondary) vastgesteld. Deze Administrators hebben in principe alle mogelijke rechten op het Farm resp. de onderhavige Site Collectie.
Naast deze Administrators zijn er meer gebruikersgroepen binnen SharePoint gedefinieerd: Site Eigenaren, Site Leden en Site Bezoekers. Aan deze SharePoint groepen kunnen machtigingsniveau's worden toegekend.
Machtigingsniveau's: overeenkomst tussen SharePoint machtigingsniveau's en toegangspasjes voor een kantoor
Een bezoeker van een gebouw krijgt een toegangspasje die hem het recht geeft om bepaalde ruimten te bezoeken. Een toegangspasje voor een bezoeker geeft bijvoorbeeld toegang tot de vergaderzalen en het bedrijfsrestaurant. Een toegangspasje voor medewerkers geeft, naast toegang tot de vergaderzalen en het bedrijfsrestaurant, ook toegang tot de werkkamers. De systeembeheerders hebben een speciale toegangspas die toegang geeft tot alle ruimten, inlusief de serverzaal, waar alle servers draaien.
Analoog aan het toegangspasje in een kantoor geeft een machtigingsniveau in SharePoint de eindgebruiker rechten op informatie (documenten, lijsten, items, webpagina’s, sites, et cetera). Een machtigingsniveau (kaarttype) bevat de rechten die de houder van het betreffende toegangspasje, heeft in de SharePoint omgeving. SharePoint kent een aantal standaard machtigingsniveau's, zoals "Volledig beheer", "Ontwerpen", "Bijdragen", "Lezen" en "Beperkt lezen", die aangevuld kunnen worden met zelf gedefinieerde machtigingsniveau's.
Voorbeeld: het machtigingsniveau “Bijdragen“ bestaat uit de handelingen "Kan weergeven", "toevoegen", "bijwerken" en "verwijderen".
Individuele gebruikers zowel als gebruikers in een SharePoint groep kunnen dus machtigingen gegeven worden op SharePoint objecten door ze een bepaald machtigingsniveau (toegangspasje) toe te kennen.
SharePoint groepen vormen dus een uitstekend uitgangspunt voor het toekennen van machtigingen aan eindgebruikers. Natuurlijk kunnen machtigingen aan individuele eindgebruikers gegeven worden, maar dit zorgt voor veel extra moeite die gedaan moet worden wanneer machtigingen voor een bepaald SharePoint object (b.v. een Bibliotheek) veranderd moet worden voor alle individuele gebruikers ervan.
SharePoint groepen moeten overigens eveneens beheerd worden. Hiertoe worden per groep Groepseigenaren vastgesteld (individuele gebruiker of SharePoint groep). Lidmaatschap van de betreffende groep wordt eveneens gereguleerd; automatisch, door de groepsleden of door de groepseigenaar.
Let op:
- Een SharePoint groep kan Active Directory groepen bevatten, maar geen SharePoint groepen.
- Sluit jezelf niet buiten (ontneem jezelf niet de essentiële machtigingen) wanneer je een SharePoint groep inricht (en jezelf uit deze groep verwijdert).
Machtigingen worden op het hoogste niveau (Site Collectie) vastgesteld en gelden voor alle onderliggende niveaus's (sites, bibliotheken, lijsten, mappen, documenten). Op ieder niveau worden standaard van bovenliggend niveau overgenomen (b.v. bibliotheekmachtigingen overgenomen van sitemachtigingen), totdat hierop een uitzondering wordt gemaakt door de site beheerder.
Voorbeeld:
Een Site Collectie mag worden ingezien door alle gebruikers. Uitzondering hierop is een bibliotheek, die alleen ingezien mag worden door een select gezelschap van managers. Voor deze managers wordt daarom een aparte SharePoint groep aangemaakt die als enige (lees) rechten krijgt op de betreffende bibliotheek. Gebruik hiertoe het menu "Machtigingen bewerken" bij het onderhavige SharePoint object.
Let op:
- Herstel van de overerving van machtigingen vanaf bovenliggende niveau's kan worden hersteld door het menu "Machtigingen overnemen" te gebruiken.
- Hoe meer “uitzonderingen” op machtigingen worden gemaakt, hoe meer moeite en tijd het onderhoud van machtigingen gaat vergen van de beheerder(s).
Aanvullende beveiligingen: afschermen van inhoud tegen doorzoeken via de zoekmachine
Site inhoud, lijsten en bibliotheken kunnen afgeschermd worden tegen doorzoeken vanuit de zoekmachine. Dit kan gebeuren door:
- Site inhoud afschermen: via de site instellingen, zoek zichtbaarheid (Search Visibility)
- Lijst / Bibliotheekinhoud afschermen: via de geavanceerde instellingen van de betreffende lijst / bibliotheek: aangeven of de inhoud wel of niet via de zoekmachine benaderd kan worden. Let op: gebruikers die inhoud niet mogen zien, krijgen deze inhoud ook niet in de zoekresultaten te zien.
Pas op! Beveilig uw gegevens voldoende!
SharePoint biedt een aantal mogelijkheden om documenten en informatie (content) voor individuele gebruikers te verbergen of juist weer te geven, door SharePoint gebruikers(groepen) hierop lees en/of schrijfrechten te geven.
SharePoint zorgt er dan voor dat alle informatie die aan de gebruiker gepresenteerd zou moeten worden eerst wordt gecontroleerd op machtigingen.
SharePoint biedt echter functionaliteit die regelmatig wordt misbruikt als beveiliging, maar dit absoluut niet is:
- Alleen webpagina's worden beveiligd niet de achterliggende bibliotheken en/of lijsten;
- Doelgroepen (Audiences) zijn gebruikt om informatie te filteren;
- Weergaven (van lijsten of bibliotheken) zijn gebruikt om informatie te filteren;
- Gepersonaliseerde webpagina's zijn gebruikt;
Bovenstaande functionaliteit lijkt informatie af te schermen, maar dezelfde informatie is via de zoekmachine wel te bereiken. Bovenstaande functionaliteit is dus geen beveiliging.
Verder lezen
Toegang tot sites en sites beheren
Machtigingen voor publicatie instellen: machtigingsniveaus
Machtigingen zijn rechten die aan gebruikers worden gegeven om informatie in SharePoint sites te lezen en te wijzigen.
Om machtigingen goed en beheersbaar te maken, maakt SharePoint gebruik van de volgende concepten:
- SharePoint groepen: groepen SharePoint gebruikers waaraan een machtigingsniveau kan worden verleend (ook aan individuele SharePoint gebruikers kan machtigingen worden verleend).
Voorbeeld: SharePoint gebruikers in de SharePoint groep "Bezoekers" kunnen de inhoud van de site lezen.
- Machtigingsniveau's: een aantal handelingen die een SharePoint gebruiker of SharePoint groep mag uitvoeren.
Voorbeeld: het machtigingsniveau "Bijdragen" bestaat uit de handelingen "Kan weergeven", "toevoegen", "bijwerken" en "verwijderen". Vergelijk een machtigingsniveau met een toegangspasje waarmee je toegang krijgt tot slechts bepaalde ruimten.
- Handelingen: concrete handeling die op een SharePoint / Content onderdeel kan worden uitgevoerd.
Voorbeeld: Items toevoegen - Items toevoegen aan lijsten, documenten toevoegen aan documentbibliotheken en opmerkingen over webdiscussies toevoegen;
- Aanvullende beveiligingen: afschermen van inhoud tegen doorzoeken via de zoekmachine.
Laten we eerst ingaan op de structuur van een SharePoint omgeving, om te zien op welke SharePoint objecten machtigingen gegeven kunnen worden.
De structuur van een Sharepoint omgeving
Een SharePoint omgeving (Farm), bestaat uit hoofdsites (Site Collecties) en subsites (onder Site Collecties). In een site kunnen bibliotheken en lijsten worden opgeslagen om een grote diversiteit aan informatie (documenten, plaatjes, gegevens, web pagina’s, et cetera) op te slaan. Binnen lijsten en bibliotheken kan deze informatie verder worden ingedeeld in mappen en submappen.
Een typische SharePoint omgeving bestaat uit de volgende Site Collecties:
- Site Collecties voor Intranet, Internet en Extranet
- Site Collecties voor eindgebruikers: iedere gebruiker kan een eigen homepage (Site Collectie) ter beschikking krijgen
- Central Administration: Farm brede instellingen, meestal alleen door systeembeheer te gebruiken
- Shared Service Provider (meerderen per farm mogelijk): voorzieningen als zoeken (Enterprise Search), koppelingen met andere systemen (Business Data Catalog), Excel Services, etc.
Op ieder niveau van de bovengenoemde structuur: farm, site collection, site, bibliotheek / lijst, map en document / item, kunnen machtigingen worden toegekend aan een SharePoint gebruiker of SharePoint groep.
Machtigingen zijn er in twee verschillende smaken:
- Administrators;
- SharePoint gebruikers en gebruikersgroepen, waaraan machtigingsniveau's zijn toegekend.
Administrators:
Op de hoogste niveau's, de farm en de site collecties, worden Farm Administrators resp. Site Collectie Administrators (primary, secondary) vastgesteld. Deze Administrators hebben in principe alle mogelijke rechten op het Farm resp. de onderhavige Site Collectie.
Naast deze Administrators zijn er meer gebruikersgroepen binnen SharePoint gedefinieerd: Site Eigenaren, Site Leden en Site Bezoekers. Aan deze SharePoint groepen kunnen machtigingsniveau's worden toegekend.
Machtigingsniveau's: overeenkomst tussen SharePoint machtigingsniveau's en toegangspasjes voor een kantoor
Een bezoeker van een gebouw krijgt een toegangspasje die hem het recht geeft om bepaalde ruimten te bezoeken. Een toegangspasje voor een bezoeker geeft bijvoorbeeld toegang tot de vergaderzalen en het bedrijfsrestaurant. Een toegangspasje voor medewerkers geeft, naast toegang tot de vergaderzalen en het bedrijfsrestaurant, ook toegang tot de werkkamers. De systeembeheerders hebben een speciale toegangspas die toegang geeft tot alle ruimten, inlusief de serverzaal, waar alle servers draaien.
Analoog aan het toegangspasje in een kantoor geeft een machtigingsniveau in SharePoint de eindgebruiker rechten op informatie (documenten, lijsten, items, webpagina’s, sites, et cetera). Een machtigingsniveau (kaarttype) bevat de rechten die de houder van het betreffende toegangspasje, heeft in de SharePoint omgeving. SharePoint kent een aantal standaard machtigingsniveau's, zoals "Volledig beheer", "Ontwerpen", "Bijdragen", "Lezen" en "Beperkt lezen", die aangevuld kunnen worden met zelf gedefinieerde machtigingsniveau's.
Voorbeeld: het machtigingsniveau “Bijdragen“ bestaat uit de handelingen "Kan weergeven", "toevoegen", "bijwerken" en "verwijderen".
Individuele gebruikers zowel als gebruikers in een SharePoint groep kunnen dus machtigingen gegeven worden op SharePoint objecten door ze een bepaald machtigingsniveau (toegangspasje) toe te kennen.
SharePoint groepen vormen dus een uitstekend uitgangspunt voor het toekennen van machtigingen aan eindgebruikers. Natuurlijk kunnen machtigingen aan individuele eindgebruikers gegeven worden, maar dit zorgt voor veel extra moeite die gedaan moet worden wanneer machtigingen voor een bepaald SharePoint object (b.v. een Bibliotheek) veranderd moet worden voor alle individuele gebruikers ervan.
SharePoint groepen moeten overigens eveneens beheerd worden. Hiertoe worden per groep Groepseigenaren vastgesteld (individuele gebruiker of SharePoint groep). Lidmaatschap van de betreffende groep wordt eveneens gereguleerd; automatisch, door de groepsleden of door de groepseigenaar.
Let op:
- Een SharePoint groep kan Active Directory groepen bevatten, maar geen SharePoint groepen.
- Sluit jezelf niet buiten (ontneem jezelf niet de essentiële machtigingen) wanneer je een SharePoint groep inricht (en jezelf uit deze groep verwijdert).
Machtigingen worden op het hoogste niveau (Site Collectie) vastgesteld en gelden voor alle onderliggende niveaus's (sites, bibliotheken, lijsten, mappen, documenten). Op ieder niveau worden standaard van bovenliggend niveau overgenomen (b.v. bibliotheekmachtigingen overgenomen van sitemachtigingen), totdat hierop een uitzondering wordt gemaakt door de site beheerder.
Voorbeeld:
Een Site Collectie mag worden ingezien door alle gebruikers. Uitzondering hierop is een bibliotheek, die alleen ingezien mag worden door een select gezelschap van managers. Voor deze managers wordt daarom een aparte SharePoint groep aangemaakt die als enige (lees) rechten krijgt op de betreffende bibliotheek. Gebruik hiertoe het menu "Machtigingen bewerken" bij het onderhavige SharePoint object.
Let op:
- Herstel van de overerving van machtigingen vanaf bovenliggende niveau's kan worden hersteld door het menu "Machtigingen overnemen" te gebruiken.
- Hoe meer “uitzonderingen” op machtigingen worden gemaakt, hoe meer moeite en tijd het onderhoud van machtigingen gaat vergen van de beheerder(s).
Aanvullende beveiligingen: afschermen van inhoud tegen doorzoeken via de zoekmachine
Site inhoud, lijsten en bibliotheken kunnen afgeschermd worden tegen doorzoeken vanuit de zoekmachine. Dit kan gebeuren door:
- Site inhoud afschermen: via de site instellingen, zoek zichtbaarheid (Search Visibility)
- Lijst / Bibliotheekinhoud afschermen: via de geavanceerde instellingen van de betreffende lijst / bibliotheek: aangeven of de inhoud wel of niet via de zoekmachine benaderd kan worden. Let op: gebruikers die inhoud niet mogen zien, krijgen deze inhoud ook niet in de zoekresultaten te zien.
Pas op! Beveilig uw gegevens voldoende!
SharePoint biedt een aantal mogelijkheden om documenten en informatie (content) voor individuele gebruikers te verbergen of juist weer te geven, door SharePoint gebruikers(groepen) hierop lees en/of schrijfrechten te geven.
SharePoint zorgt er dan voor dat alle informatie die aan de gebruiker gepresenteerd zou moeten worden eerst wordt gecontroleerd op machtigingen.
SharePoint biedt echter functionaliteit die regelmatig wordt misbruikt als beveiliging, maar dit absoluut niet is:
- Alleen webpagina's worden beveiligd niet de achterliggende bibliotheken en/of lijsten;
- Doelgroepen (Audiences) zijn gebruikt om informatie te filteren;
- Weergaven (van lijsten of bibliotheken) zijn gebruikt om informatie te filteren;
- Gepersonaliseerde webpagina's zijn gebruikt;
Bovenstaande functionaliteit lijkt informatie af te schermen, maar dezelfde informatie is via de zoekmachine wel te bereiken. Bovenstaande functionaliteit is dus geen beveiliging.
Verder lezen
Toegang tot sites en sites beheren
Machtigingen voor publicatie instellen: machtigingsniveaus
Mappen in lijsten en documentbibliotheken: wel of niet gebruiken?
Mappen binnen bibliotheken en lijsten
Binnen bibliotheken en lijsten kunnen mappen worden aangemaakt. Binnen SharePoint 2003 is dit veelvuldig gebruikt. Bij migratie is het de vraag of het wenselijk is deze mappenstructuur over te nemen. Vandaar de onderstaande richtlijnen, waarin wordt ingegaan op de mogelijke voordelen en nadelen, zodat per situatie een inschatting gemaakt kan worden of de mappenstructuur behouden kan blijven of beter omgezet kan worden in en alternatief.
Mogelijke voordelen mappenstructuur:
. Eenvoudig concept, eindgebruiker kan de structuur gemakkelijk doorgronden
. Eenvoudig te migreren. Verlies van overzicht bij onoverzichtelijke mappenstructuren.
. Eenvoudig te archiveren (zie onderstaande opmerking). Wanneer een project op schijf moet worden gearchiveerd, raken de metagegevens verloren en wordt de inhoud van de bibliotheek weer een “hoop documenten”. In dat geval zou een mappenstructuur wel handig zijn.
. Gebruik van mappen biedt (in kleine bibliotheken en lijsten) betere performance dan gebruik van metadata
Opmerking: Een bibliotheek kan ook in de vorm van een gevuld bibliotheeksjabloon worden bewaard op een fileserver (stp bestand, is eigenlijk een zip-bestand is met een xml bestand (manifest) als “inhoudsopgave”). Hieraan kleven echter beperkingen; o.a. dat er een maximale grootte is aan het bestand (ongeveer 20-50 Mb) en dat de bestanden die in het sjabloon bestand zijn opgenomen van bestandsnaam gewijzigd zijn. De bestandsnamen staan in het bijgesloten manifest (xml bestand).
Mogelijke nadelen mappenstructuur:
. Slechts 1 manier om de structuur van de documenten / items weer te geven.
. Navigeren van en naar submappen is voor de eindgebruiker niet zo gebruiksvriendelijk als dit bij de Windows Explorer het geval is.
. Gevaar voor dubbele opslag van documenten of versies van documenten. Wanneer medewerkers onvoldoende van elkaar weten welke documenten opgeslagen worden kunnen verschillende versies / kopies in dezelfde mappenstructuur in verschillende mappen opgeslagen worden.
. Worden de folders apart beveiligd, dan kan beheer ervan veel tijd en moeite in beslag nemen. Algemeen: hoe meer kleine objecten apart worden beveiligd, hoe meer tijd en moeite dat kost.
Hoe bepalen mappen te gebruiken of niet?
Per geval kan bepaald worden of voor een mappenstructuur beter een andere oplossing bedacht kan worden. Hiervoor kunnen de onderstaande richtlijnen gebruikt worden.
Gebruik van een mappenstructuur zal waarschijnlijk ondoelmatig en ondoeltreffend zijn als:
. Geen duidelijke en gedragen afspraken zijn gemaakt over het gebruik van een mappenstructuur;
. De mappenstructuur uitgebreid (breed, diep) is en/of inconsistent is opgebouwd;
. De mappenstructuur voor de gebruikers (b.v. sitebeheerder) niet helder is;
. De gebruikers de documenten op meerdere manieren willen indelen, dus wanneer een enkele boomstructuur onvoldoende is.
Gebruik van een mappenstructuur zal waarschijnlijk doeltreffend (en misschien doelmatig) zijn als:
. De eindgebruikers duidelijke en overdraagbare afspraken hebben gemaakt over het gebruik ervan;
. De mappenstructuur wordt al “tijden” op dezelfde wijze gebruikt;
. De mappenstructuur logisch, consistent en eenvoudig te doorgronden is (gebruik van nummers voor de mappen, b.v. “01 Klanten” kan hiervan een indicatie zijn);
. De mappenstructuur wordt gebruikt ter ondersteuning van een veelgebruikte standaard, b.v. Project volgens de Prince2 standaard.
In de volgende gevallen is het hanteren van een mappenstructuur zelfs aan te bevelen:
. Een bestand met dezelfde bestandsnaam als een bestand dat in dezelfde map wordt ge-upload, wordt overschreven.
Alternatief voor een mappenstructuur
Ter vervanging van een mappenstructuur kan gekozen worden voor extra metadata kolommen binnen een bibliotheek. Op kolommen kan worden gesorteerd, gegroepeerd en gefilterd.
Mogelijke voordelen extra metadata kolommen:
. Gemakkelijk filteren van inhoud op basis van metagegevens (kolommen).
. De structuur van de documenten / items kan op meerdere manieren worden weergegeven.
. Minder gevaar voor dubbele opslag van documenten of versies van documenten. Let wel: dit gevaar wordt alleen minder indien documenten onder dezelfde gegevens / naam worden opgeslagen; dubbele inhoud in verschillende documenten is nog steeds mogelijk. Goede afspraken maken met elkaar is dus nog steeds noodzakelijk.
Mogelijke nadelen extra metadata kolommen:
. Complexer concept, eindgebruiker kan de structuur minder gemakkelijk doorgronden dan een folderstructuur.
. Bij het openen van bibliotheken vanuit Word en andere office applicaties worden de metadata kolommen niet getoond, maar folders wel. Folders werken daar vanuit gebruiksvriendelijkheid bezien, wellicht beter.
Bij gebruik van extra metadata kolommen moet goed nagedacht worden over de vorm waarin dit gebeurt. Zie de tekst “Alternatieven voor gebruik van metadata kolommen” voor uitleg over de alternatieven.
Alternatieven voor gebruik van metadata kolommen
We gebruiken onderstaand voorbeeld (“Figuur 1: Voorbeeld mappenstructuur”) voor de oorspronkelijke mappen(boom)structuur.
Figuur 1: Voorbeeld mappenstructuur
Er zijn twee mogelijkheden voor het gebruik van metadata kolommen ter vervanging van mappen:
1. Voor ieder niveau van de mappen(boom)structuur wordt een metadata kolom aangemaakt. In deze metadata kolommen (Niveau 1 en Niveau 2 in het onderstaande voorbeeld) de mogelijke mapnamen van het betreffende niveau:
Let op: De diepte van de structuur (taxonomie, classificatie) ligt hiermee vast (2), maar de eindgebruiker kan bij het metadateren (kiezen van de waarden van de metadata velden Niveau 1 en Niveau 2), binnen de vastgestelde diepte van de boomstructuur, deze structuur nog steeds uitbreiden. Was het in de oorspronkelijke mappenstructuur niet mogelijk om een document binnen de map Documenten | Archief te plaatsen, door de juiste waarden voor de meta data kolommen te kiezen kan de eindgebruiker die nu wel doen (Niveau 1: Ontwerpen, Niveau 2: Archief). Als van de voorgeschreven structuur (taxonomie, classificatie) niet mag worden afgeweken is dit geen handige oplossing;
2. Eén (1) metadata kolom (in het onderstaande voorbeeld: “Classificatie”) waarin voor iedere map in de boomstructuur een regel wordt opgenomen:
3. Als in 2, maar één (1) metadata kolom (in het onderstaande voorbeeld: “Classificatie”) waarin voor iedere map zonder submappen in de boomstructuur (bladeren) een regel wordt opgenomen:
Aanvullingen op mappen
Een map is, net zoals een document web pagina, et cetera, ook een Inhoudstype. En net zoals bij andere Inhoudstypen kunnen ook voor het Map Inhoudstype metagegevens worden gedefinieerd. Voor een bibliotheek of lijst kan een, op het Map Inhoudstype gebaseerd, Inhoudstype worden gedefinieerd met daarin voorbepaalde metadata kolommen. Op die manier kunnen mappen, net als andere Inhoudstypen, worden gefilterd en kan metadata worden weergegeven. Ook kan hiermee in weergaven rekening gehouden worden (zie: “Figuur 2: Mogelijke weergaven bij verschillende map(inhouds)typen.”), waarvoor overigens wel de bibliotheek instelling “Beheer van inhoudstypen toestaan” op “Ja” moet staan.
Figuur 2: Mogelijke weergaven bij verschillende map(inhouds)typen.
In SharePoint 2010 kunnen kolomwaarden van documenten in folders standaardwaarden worden gegeven. Let wel: dit werkt alleen bij bibliotheken en niet bij ieder kolomtype (bij kolommen met gebruikersnamen werkt dit bijvoorbeeld niet). Gebruik hiervoor de instelling "Change Default Column Values" in de bibliotheekinstellingen. In SharePoint 2010 kunnen, naar mijn idee, hiervoor beter Document sets worden gebruikt worden.
Verder lezen
(2010, Engels) SharePoint 2010 Folder Design Best Practices
(2010, Engels) Sharepoint 2010 and folders
(2010, Engels) Sharepoint 2010 folder design best practices
(2010, Engels) SharePoint 2010 and Folders
Binnen bibliotheken en lijsten kunnen mappen worden aangemaakt. Binnen SharePoint 2003 is dit veelvuldig gebruikt. Bij migratie is het de vraag of het wenselijk is deze mappenstructuur over te nemen. Vandaar de onderstaande richtlijnen, waarin wordt ingegaan op de mogelijke voordelen en nadelen, zodat per situatie een inschatting gemaakt kan worden of de mappenstructuur behouden kan blijven of beter omgezet kan worden in en alternatief.
Mogelijke voordelen mappenstructuur:
. Eenvoudig concept, eindgebruiker kan de structuur gemakkelijk doorgronden
. Eenvoudig te migreren. Verlies van overzicht bij onoverzichtelijke mappenstructuren.
. Eenvoudig te archiveren (zie onderstaande opmerking). Wanneer een project op schijf moet worden gearchiveerd, raken de metagegevens verloren en wordt de inhoud van de bibliotheek weer een “hoop documenten”. In dat geval zou een mappenstructuur wel handig zijn.
. Gebruik van mappen biedt (in kleine bibliotheken en lijsten) betere performance dan gebruik van metadata
Opmerking: Een bibliotheek kan ook in de vorm van een gevuld bibliotheeksjabloon worden bewaard op een fileserver (stp bestand, is eigenlijk een zip-bestand is met een xml bestand (manifest) als “inhoudsopgave”). Hieraan kleven echter beperkingen; o.a. dat er een maximale grootte is aan het bestand (ongeveer 20-50 Mb) en dat de bestanden die in het sjabloon bestand zijn opgenomen van bestandsnaam gewijzigd zijn. De bestandsnamen staan in het bijgesloten manifest (xml bestand).
Mogelijke nadelen mappenstructuur:
. Slechts 1 manier om de structuur van de documenten / items weer te geven.
. Navigeren van en naar submappen is voor de eindgebruiker niet zo gebruiksvriendelijk als dit bij de Windows Explorer het geval is.
. Gevaar voor dubbele opslag van documenten of versies van documenten. Wanneer medewerkers onvoldoende van elkaar weten welke documenten opgeslagen worden kunnen verschillende versies / kopies in dezelfde mappenstructuur in verschillende mappen opgeslagen worden.
. Worden de folders apart beveiligd, dan kan beheer ervan veel tijd en moeite in beslag nemen. Algemeen: hoe meer kleine objecten apart worden beveiligd, hoe meer tijd en moeite dat kost.
Hoe bepalen mappen te gebruiken of niet?
Per geval kan bepaald worden of voor een mappenstructuur beter een andere oplossing bedacht kan worden. Hiervoor kunnen de onderstaande richtlijnen gebruikt worden.
Gebruik van een mappenstructuur zal waarschijnlijk ondoelmatig en ondoeltreffend zijn als:
. Geen duidelijke en gedragen afspraken zijn gemaakt over het gebruik van een mappenstructuur;
. De mappenstructuur uitgebreid (breed, diep) is en/of inconsistent is opgebouwd;
. De mappenstructuur voor de gebruikers (b.v. sitebeheerder) niet helder is;
. De gebruikers de documenten op meerdere manieren willen indelen, dus wanneer een enkele boomstructuur onvoldoende is.
Gebruik van een mappenstructuur zal waarschijnlijk doeltreffend (en misschien doelmatig) zijn als:
. De eindgebruikers duidelijke en overdraagbare afspraken hebben gemaakt over het gebruik ervan;
. De mappenstructuur wordt al “tijden” op dezelfde wijze gebruikt;
. De mappenstructuur logisch, consistent en eenvoudig te doorgronden is (gebruik van nummers voor de mappen, b.v. “01 Klanten” kan hiervan een indicatie zijn);
. De mappenstructuur wordt gebruikt ter ondersteuning van een veelgebruikte standaard, b.v. Project volgens de Prince2 standaard.
In de volgende gevallen is het hanteren van een mappenstructuur zelfs aan te bevelen:
. Een bestand met dezelfde bestandsnaam als een bestand dat in dezelfde map wordt ge-upload, wordt overschreven.
Alternatief voor een mappenstructuur
Ter vervanging van een mappenstructuur kan gekozen worden voor extra metadata kolommen binnen een bibliotheek. Op kolommen kan worden gesorteerd, gegroepeerd en gefilterd.
Mogelijke voordelen extra metadata kolommen:
. Gemakkelijk filteren van inhoud op basis van metagegevens (kolommen).
. De structuur van de documenten / items kan op meerdere manieren worden weergegeven.
. Minder gevaar voor dubbele opslag van documenten of versies van documenten. Let wel: dit gevaar wordt alleen minder indien documenten onder dezelfde gegevens / naam worden opgeslagen; dubbele inhoud in verschillende documenten is nog steeds mogelijk. Goede afspraken maken met elkaar is dus nog steeds noodzakelijk.
Mogelijke nadelen extra metadata kolommen:
. Complexer concept, eindgebruiker kan de structuur minder gemakkelijk doorgronden dan een folderstructuur.
. Bij het openen van bibliotheken vanuit Word en andere office applicaties worden de metadata kolommen niet getoond, maar folders wel. Folders werken daar vanuit gebruiksvriendelijkheid bezien, wellicht beter.
Bij gebruik van extra metadata kolommen moet goed nagedacht worden over de vorm waarin dit gebeurt. Zie de tekst “Alternatieven voor gebruik van metadata kolommen” voor uitleg over de alternatieven.
Alternatieven voor gebruik van metadata kolommen
We gebruiken onderstaand voorbeeld (“Figuur 1: Voorbeeld mappenstructuur”) voor de oorspronkelijke mappen(boom)structuur.
Figuur 1: Voorbeeld mappenstructuur
Er zijn twee mogelijkheden voor het gebruik van metadata kolommen ter vervanging van mappen:
1. Voor ieder niveau van de mappen(boom)structuur wordt een metadata kolom aangemaakt. In deze metadata kolommen (Niveau 1 en Niveau 2 in het onderstaande voorbeeld) de mogelijke mapnamen van het betreffende niveau:
| Niveau 1: | Niveau 2: |
| Diversen | 1 |
| Ontwerpen | 2 |
| Plannen | 3 |
| Verslagen | Archief |
Let op: De diepte van de structuur (taxonomie, classificatie) ligt hiermee vast (2), maar de eindgebruiker kan bij het metadateren (kiezen van de waarden van de metadata velden Niveau 1 en Niveau 2), binnen de vastgestelde diepte van de boomstructuur, deze structuur nog steeds uitbreiden. Was het in de oorspronkelijke mappenstructuur niet mogelijk om een document binnen de map Documenten | Archief te plaatsen, door de juiste waarden voor de meta data kolommen te kiezen kan de eindgebruiker die nu wel doen (Niveau 1: Ontwerpen, Niveau 2: Archief). Als van de voorgeschreven structuur (taxonomie, classificatie) niet mag worden afgeweken is dit geen handige oplossing;
2. Eén (1) metadata kolom (in het onderstaande voorbeeld: “Classificatie”) waarin voor iedere map in de boomstructuur een regel wordt opgenomen:
| Classificatie: |
| Diversen |
| Ontwerpen |
| Ontwerpen - 1 |
| Ontwerpen - 2 |
| Ontwerpen - 3 |
| Plannen |
| Plannen - Archief |
| Verslagen |
3. Als in 2, maar één (1) metadata kolom (in het onderstaande voorbeeld: “Classificatie”) waarin voor iedere map zonder submappen in de boomstructuur (bladeren) een regel wordt opgenomen:
| Classificatie: |
| Diversen |
| Ontwerpen - 1 |
| Ontwerpen - 2 |
| Ontwerpen - 3 |
| Plannen - Archief |
| Verslagen |
Aanvullingen op mappen
Een map is, net zoals een document web pagina, et cetera, ook een Inhoudstype. En net zoals bij andere Inhoudstypen kunnen ook voor het Map Inhoudstype metagegevens worden gedefinieerd. Voor een bibliotheek of lijst kan een, op het Map Inhoudstype gebaseerd, Inhoudstype worden gedefinieerd met daarin voorbepaalde metadata kolommen. Op die manier kunnen mappen, net als andere Inhoudstypen, worden gefilterd en kan metadata worden weergegeven. Ook kan hiermee in weergaven rekening gehouden worden (zie: “Figuur 2: Mogelijke weergaven bij verschillende map(inhouds)typen.”), waarvoor overigens wel de bibliotheek instelling “Beheer van inhoudstypen toestaan” op “Ja” moet staan.
Figuur 2: Mogelijke weergaven bij verschillende map(inhouds)typen.
In SharePoint 2010 kunnen kolomwaarden van documenten in folders standaardwaarden worden gegeven. Let wel: dit werkt alleen bij bibliotheken en niet bij ieder kolomtype (bij kolommen met gebruikersnamen werkt dit bijvoorbeeld niet). Gebruik hiervoor de instelling "Change Default Column Values" in de bibliotheekinstellingen. In SharePoint 2010 kunnen, naar mijn idee, hiervoor beter Document sets worden gebruikt worden.
Verder lezen
(2010, Engels) SharePoint 2010 Folder Design Best Practices
(2010, Engels) Sharepoint 2010 and folders
(2010, Engels) Sharepoint 2010 folder design best practices
(2010, Engels) SharePoint 2010 and Folders
Abonneren op:
Posts (Atom)